I – Quản lý vị trí sản phẩm trong kho

Việc biết chính xác các sản phẩm nằm ở vị trí nào trong kho hàng sẽ giúp:
- Nhân viên kho tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng và dễ dàng hơn
- Chủ doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa nhân sự trong kho hàng.
- Tận dụng tối đa diện tích kho hàng, nhưng vẫn đảm bảo ngăn nắp, dễ tìm kiếm.

II – Tình huống sử dụng thực tế của quản lý kho theo vị trí

- Nhân viên kho mới vào, không biết vị trí sản phẩm trong kho ==> dùng phần mềm quản lý vị trí kho này để tìm sản phẩm
- Trước cần có 2 nhân viên kho để phòng trường hợp 1 người nghỉ còn người kia làm, nhưng giờ chỉ cần 1 người
- Nhân viên kho có thể xếp sản phẩm ở bất cứ vị trí nào còn trống trong kho, nhưng vẫn quản lý được.

III – Quy trình quản lý vị trí sản phẩm trong kho như sau:

Bước 1: Nhập thông tin các vị trí trong kho hàng lên phần mềm
Bước 2: Xếp sản phẩm vào vị trí trong kho hàng
Bước 3: Lấy sản phẩm ra khỏi vị trí.

IV – Nổi bật hệ thống quản lý kho theo vị trí:

- Quản lý nhiều kho
- Doanh nghiệp bán buôn hay bán lẻ với nhiều chi nhánh
- Không giới hạn lượng mã hàng có thể lên tới 100,000 sản phẩm
- Ngoài quản lý kho, có cần theo dõi Doanh số bán hàng, Lãi/ lỗ, Công nợ không
- Không hạn chế số lượng user
- Các mặt hàng quản lý theo Mã vạch/ Serial
- Có Quản lý theo size, số, quy cách, kích thước
- Nhiều người cùng nhập và cùng xem báo cáo
- Hệ thống có thể chạy online quản lý từ xa
- Thiết kế vị trị kho theo Dãy -> tầng -> kệ -> vị trí
- Tìm sản phẩm bằng mã vạch để biết vị trí sản phẩm
- Báo cáo diện tích lưu kho
- Quản lý lượng hàng tồn kho theo min, max
- Tính giá vốn chính xác theo bình quân, đích danh , fifo

V – Lợi ích của hệ thống phần mềm quản lý kho theo vị trí:

Tận dụng tối da diện tích kho:

• Hệ thống phần mềm sẽ tạo ra một Danh sách vị trí sản phẩm trong kho, bao gồm tên sản phẩm, ví trị của sản phẩm trong kho và số lượng sản phẩm tại vị trí đó. miễn là đủ chỗ trống, sau đó lưu lại thông tin sản phẩm và vị trí vừa xếp sản phẩm vào phần mềm để quản lý

Lộn xộn ư? Không!

• Với việc sử dụng tính năng quản lý vị trí sản phẩm trong kho, dù kho hàng của bạn có thể sẽ trông rất lộn xộn, nhưng đó chỉ là cảm quan bề ngoài. Tất cả các sản phẩm đều được quản lý trên hệ thống một cách chi tiết và chính xác chứ không hề lộn xộn bạn tưởng. Mặt khác, không gian lưu trữ trong kho sẽ được tận dụng tối đa, các vị trí "chết" giữa các sản phẩm có kích thước lớn sẽ được lấp đầy bằng việc xếp các sản phẩm nhỏ hơn vào đó. Trong hoàn cảnh giá thuê mặt bằng ngày càng đắt đỏ như hiện nay thì cửa hàng sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí với tính năng này

Dễ dàng cho nhân viên kho:

• Nhân viên kho là những người được lợi nhiều nhất với tính năng quản lý vị trí sản phẩm này, thay vì phải đi mất công một vòng quanh kho để tìm vị trí đặt sản phẩm, nhân viên có thể đặt xếp sản phẩm ở vị trị gần nhất với họ, miễn là đủ chỗ trống, sau đó nhập vị trí vào phần mềm. Điều này tiết kiệm cả thời gian và công sức cho nhân viên kho, phá bỏ quan niệm cho rằng công việc trong kho là công việc nặng nhọc, chỉ dành cho những người có sức khỏe và trí nhớ tốt.

Xuất kho, lấy hàng tiện lợi, rút ngắn thời gian chuẩn bị đơn hàng:

• Việc xuất kho lấy hàng cũng trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn khi nhân viên biết rõ sản phẩm đang nằm ở đâu, không mất thời gian tìm kiếm. Hơn nữa với sản phẩm nằm ở nhiều vị trí thì họ có thể tìm được vị trí gần nhất để lấy hàng. Việc lấy hàng nhanh chóng sẽ rút ngắn thời gian chuẩn bị đơn hàng, qua đó sản phẩm sẽ đến tay khách hàng sớm hơn, khách hàng sẽ hài lòng hơn và quay lại mua hàng nhiều lần hơn nữa..

Tối ưu nhân lực:

• Như đã nói ở trên, việc quản lý vị trí sản phẩm trong kho bằng phần mềm sẽ giúp tối ưu nhân sự trong kho hàng, cửa hàng cần ít nhân viên kho hơn, yêu cầu cho vị trí này cũng thấp hơn, không nhất thiết phải là những nam nhân viên "lực điền" lại còn phải có trí nhớ tốt. Mặt khác, thời gian đào tạo nhân viên cũng rút ngắn vì đã có phần mềm làm thay họ, không cần người nhập sổ sách, đếm hàng nữa...

VI – Tổng quan phần mềm quản lý kho theo vị trí

*1. Quản lý hệ thống kho với bộ mã vật tư, hàng hóa thống nhất, linh hoạt

*) Hệ thống kho trong phần mềm Adaline được quản lý theo dạng đa cấp. Bắt đầu từ một nhà máy, công ty đến từng kho trong hệ thống và chi tiết hơn nữa là quản lý đến các khu vực, vị trí trong kho nếu doanh nghiệp có nhu cầu quản lý…
*) Chức năng này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp đa chi nhánh, nhiều kho hàng ở các vị trí địa lý cách xa nhau
*) Phần mềm Adaline cho phép linh động khai báo bộ mã vật tư, hàng hóa do cấu trúc mã bao gồm nhiều phân đoạn và kiểu dữ liệu của từng phân đoạn do người sử dụng tự định nghĩa. Bước này cần có người tư vấn giúp doanh nghiệp lựa chọn cấu trúc phù hợp và cần đưa thông tin nào vào bộ mã

*2. Phân nhóm vật tư, hàng hóa nhiều chiều

*) Do doanh nghiệp thường muốn chuyển tải thông tin cần quản lý, thông tin phục vụ thống kê vào bộ mã, gây khó khăn cho việc xây dựng bộ mã vật tư, hàng hóa thì với phần mềm Adaline, một phần thông tin đó được chuyển vào quản lý trong khái niệm phân nhóm

*3. Lưu trữ nhiều thông tin vật tư, hàng hóa

*) Trong phần mềm Adaline, hàng hóa được lưu trữ kèm theo thông tin quản lý bao gồm: kích thước, trọng lượng, thể tích; thời gian mua hàng, nhận hàng, có cần kiểm nghiệm hay không; thời gian sản xuất và hạn sử dụng, số lô,…Ngoài ra còn có một số vùng cho phép người sử dụng mở rộng để khai báo thêm các thông tin cần quản lý theo đặc thù của doanh nghiệp

*4. Kiểm soát hàng tồn kho

*) Tùy theo từng loại mặt hàng mà doanh nghiệp xác định mức độ kiểm soát tương ứng. Mặt hàng càng giá trị càng cần quản lý chi tiết và chặt chẽ.
*) Phần mềm Adaline cung cấp nhiều cách kiểm soát vật tư, hàng hóa: quản lý phiên bản (nếu cùng một mặt hàng nhưng có sự thay đổi nhỏ thì có thể dùng phiên bản của vật tư để theo dõi, tránh việc khai báo mã mới không cần thiết và cũng giữ được lịch sử thay đổi của mặt hàng); quản lý theo lô (lô vật tư, ngày hàng hóa nhập kho, theo đơn hàng nào, nhà cung cấp nào); quản lý theo số serial; quản lý vị trí trong kho.

*5. Giao dịch kho tức thời, chính xác về lượng và giá trị

*) Các giao dịch kho chuẩn đều được định nghĩa sẵn trong phần mềm Adaline và mọi nghiệp vụ phát sinh được ghi nhận tức thời vào hệ thống. Việc ghi nhận không mất nhiều thời gian, lại mang tính kế thừa và kiểm soát bởi hầu hết giao dịch nhập xuất đều căn cứ trên một nguồn cụ thể.
*) Ví dụ nhập kho mua hàng, thông tin để ghi nhận nhập kho được kế thừa thông tin từ đơn hàng, vừa giảm công nhập liệu và tăng tính đối chiếu và kiểm soát. Đồng thời, do giao dịch nào cũng đều đi kèm số lượng và giá trị nên tại bất cứ thời điểm nào, khi nhìn vào tồn kho, doanh nghiệp cũng thấy được cả lượng tồn và giá trị tồn.

*6. Cảnh báo hạn mức tối thiểu – tối đa hàng tồn kho

*) Hệ thống quản lý tồn kho cho phép người quản lý thiết lập chính sách tồn trữ. Ví dụ, doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách tồn kho tối thiểu – tối đa cho vật tư, nguyên liệu phụ, giá trị nhỏ không cần quản lý chặt chẽ; khi kho xuống dưới mức tồn tối thiểu, hệ thống sẽ cảnh báo để yêu cầu mua thêm hàng. Đối với nguyên liệu nhập khẩu có thể áp dụng chính sách về điểm đặt hàng tối ưu.

IV - Một số giao diện chính của phần mềm quản lý phân phối

Download Phần mềm quản lý kho theo vị trí tại đây