Hệ thống quản lý kho theo lodate

Quản lý hàng hóa theo lô và hạn sử dụng

*) Đối với các mặt hàng như mỹ phẩm, dược phẩm hay thực phẩm, việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa theo lô và hạn sử dụng là một điều cực kỳ quan trọng. Giá trị sản phẩm sụt giảm, hàng hóa trở nên khó bán, ngoài ra còn cần đảm bảo việc truy xuất nguồn gốc là một trong những vấn đề đau đầu của người quản lý.
*) Bài viết sau đây sẽ giúp các chủ cửa hàng, kho hàng hiểu hơn về cách quản lý hàng hóa theo từng lô và theo hạn sử dụng được dễ dàng hơn.

1. Những mặt hàng nào cần quản lý hàng hóa theo lô

*) Mỗi loại hàng hóa sẽ được sản xuất theo nhiều đợt khác nhau, do đó mỗi lần nhà sản xuất hoàn thành một đợt sản xuất sẽ cho ra một lô sản xuất mới. Mỗi lô đều được đánh số với ngày sản xuất và ngày hết hạn khác nhau. Tuy nhiên không phải lúc nào cũng cần phải quản lý các thông tin này, bởi nó có thể làm phát sinh thêm chi phí quản lý mà lại không hiệu quả. Vậy những mặt hàng nào cần quản lý lô và hạn dùng?
*) Đó là những mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn và giá trị sản phẩm giảm dần theo hạn dùng ( sẽ làm cho hàng hóa khó bán hơn ví dụ như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm…) hoặc những mặt hàng giá trị lớn và chênh lệch nhiều theo lô hàng (như vàng, kim cương, máy móc, hàng điện tử giá trị cao…).
*) Quản lý hàng hóa theo lô là cách theo dõi hàng hóa theo lô sản xuất của nó, đảm bảo hạn sử dụng của các lô hàng vẫn trong thời gian phù hợp để dễ bán hàng. Điều này sẽ giúp chủ cửa hàng, kho hàng xác định cần bán lô hàng nào trước, giảm bớt thời gian tồn kho và hạn chế hàng hư hỏng do hết hạn.
*) Tuy nhiên, vấn đề nhiều doanh nghiệp hiện nay đang gặp phải chính là không biết cách quản lý hàng hóa theo số lô và hạn dùng như thế nào cho hiệu quả. Có thể kể đến như việc người quản lý chưa biết cách sắp xếp hàng hóa trong kho sao cho dễ lấy và dễ kiểm tra hay không biết khách hàng sẽ chọn hàng thuộc lô nào và nhân viên kho không xuất đúng lô và hạn dùng đã in trên phiếu xuất gây sai lệch thông tin. Chính vì vậy việc xếp hàng lô cũ (cận date) ra trước để bán hết mới đưa lô mới lên ra bán tiếp vô cùng quan trọng, đây là cách xuất hàng khoa học nhằm giảm thời gian chờ của khách hàng và thiệt hại cho doanh nghiệp.

2. Những cách giúp người quản lý kiểm soát hàng hóa theo lô, hạn dùng

* Quản lý hàng hóa theo lô và hạn dùng thủ công

Phương pháp này yêu cầu chủ cửa hàng, kho hàng phải kiểm soát hoàn toàn từ khâu nhập hàng, khâu quản lý kho cho đến khâu bán hàng. Các nhân viên có trách nhiệm phải tuân thủ và theo dõi những mặt hàng theo lô một cách thường xuyên và kỹ càng nhất nhằm nắm rõ thông tin của hàng hóa. Từ bước nhập hàng vào, thủ kho phải biết hạn dùng của lô mới nhập, so sánh với hạn dùng các lô hàng trước để sắp xếp sao cho hạn dùng gần nhất nằm bên ngoài để ưu tiên xuất kho trước được dễ dàng. Khi xuất bán cũng tương tự, cần tuân thủ đúng quy định, xuất lô cận date trước hoặc lấy đúng lô hàng mà khách hàng yêu cầu, tránh lấy nhầm.
Tuy nhiên cách này sẽ tốn nhiều thời gian ghi chú thông tin, sắp xếp hàng hóa cũng như rất dễ nhầm lẫn nhất là khi gặp áp lực thời gian, khách hàng lấy hàng gấp hoặc dồn dập cùng một lúc. Chỉ cần xuất, nhập nhầm là thông tin tồn kho lập tức không còn chính xác và phải tốn thêm chi phí kiểm kê cũng như rủi ro sót lô quá hạn. Cách này thực sự gây nhiều căng thẳng và áp lực cho cả người quản lý và nhân viên.

Quản lý hàng hóa theo lô, hạn sử dụng bằng phần mềm

Đây là phương pháp sử dụng phần mềm để theo dõi tình hình hàng hóa theo lô và hạn dùng. Khi các lô hàng được nhập vào kho, thông tin về hàng hóa sẽ được ghi nhận trên hệ thống phần mềm một cách nhanh chóng và chính xác, thủ kho không cần phải ghi chú trên trên từng lô nữa. Người dùng có thể dễ dàng theo dõi và quản lý hàng dựa trên các tính năng thông minh của phần mềm, biết lô nào còn, lô nào sắp hết hạn và lô cần lấy nằm tại đâu trong kho. Đặc biệt khi các lô hàng gần đến ngày hết hạn sử dụng, phần mềm có thể thông báo cho người quản lý biết để có cách xử lý kịp thời.

Quản lý hàng hóa theo lô, hạn sử dụng trên phần mềm ADALINE

a. Tạo và in mã vạch cho sản phẩm.

Phần mềm quản lý kho ADALINE hỗ trợ người dùng in mã vạch sản phẩm, phần mềm tương thích với hầu hết các máy in mã vạch hiện có trên thị trường. Người dùng chỉ cần in mã vạch, dán lên sản phẩm, khi nhập/xuất kho chỉ cần quét mã là thông tin sản phẩm sẽ thể hiện đầy đủ, tiết kiệm rất nhiều thời gian và tránh nhầm lẫn.

b. Hỗ trợ quản lý hàng tồn kho để tối đa hóa hiệu quả

Phần mềm ADALINE xây dựng nhiều báo cáo và màn hình truy vấn để người dùng có thể tìm kiếm và theo dõi theo Lô và hạn dùng, lọc, sắp xếp được số ngày hết hạn hoặc tìm kiếm vị trí lô hàng, thậm chí truy xuất nguồn gốc một lô hàng đã bán thuộc chứng từ nhập kho nào, ngày nào và của nhà cung cấp nào…

Có thể kể tới các báo cáo như:

Báo cáo tồn kho theo Lot-Date.

Trong đó đặc biệt cho người quản lý thấy được số ngày còn lại của hạn dùng, cho phép sắp xếp theo số ngày từ nhỏ tới lớn hoặc ngược lại, kết xuất ra excel cực dễ dàng.

Báo cáo tổng hợp nhập hàng/xuất hàng theo Lot-Date

*) Phục vụ việc truy xuất nguồn gốc chứng từ được nhanh chóng.

Các cảnh báo hạn dùng

*) dưới 30 ngày (hoặc theo thời gian mà người quản lý cần giới hạn) ngay khi hàng hóa trong kho tới chạm tới mức cảnh báo này.
*) Và còn nhiều báo cáo khác theo dõi tồn kho theo số lượng tối thiểu, tối đa, thời gian tồn kho, vị trí kho, vòng quay hàng tồn kho … phục vụ tối đa cho người quản lý có thể nắm thông tin nhanh chóng và dễ hiểu nhất.
*) Như vậy quản lý hàng hóa theo lô, hạn dùng tuy khá phức tạp và tốn nhiều công sức nhưng sẽ giúp việc quản lý đạt hiệu quả cao hơn, mang lại nhiều lợi nhuận hơn. Người chủ cần một công cụ hỗ trợ tốt như phần mềm quản lý tồn kho ADALINE để giúp kiểm soát hàng hóa hiệu quả, đơn giản và nhanh chóng hơn.