Hướng dẫn phần mềm nhà hàng, cafe, trà sữa Adaline-Bill

Các bước sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, café, quán ăn, quán nhậu cho người mới bắt đầu

1. Xem dữ liệu mẫu có sẵn trong chương trình. Và xem qua video các quy trình ở link youtube phía dưới

https://www.youtube.com/watch?v=nFemPDqlF7Q&list=PLoW3Ih2XQuxxHXjOgTHlo0YV2Ho4QM05d

2. Thanh lý toàn bộ dữ liệu mẫu có sẵn và tiến hành nhập dữ liệu thực tế vào phần mềm

* Thanh lý dữ liệu mẫu

+ Hệ thống -> Thanh lý dữ liệu. Xem video

3. Khai báo các danh mục ban đầu (Module danh mục)

*Thông tin kho hàng

+ kho hàng : nếu bạn muốn quản lý nhiều kho hàng hóa. Lưu ý bắt buộc trong chương trình phải có khai báo 1 kho. Nêu bạn không muốn quản lý kho thì hãy khai báo 1 kho mặc định
+ Danh mục -> thông tin kho hàng : để khai báo kho của bạn

*Phân nhóm Hàng hóa

+ Danh mục -> phân Nhóm hàng hóa : Chia hàng hóa thành nhiều nhóm dễ quản lý. Và chọn máy in order (in bếp) cho từng nhóm hàng hóa.

* Hàng hóa

+ Danh mục -> Thêm mới hàng hóa : để thêm mới một mặt hàng
+ Hàng hóa hệ thống chia làm 3 loại
+ Thành phẩm là những món của quán bạn chế biến ra để bán vd : lẩu, bò xào củ hành,.vv..
+ Hàng hóa là những mặt hàng mình nhập về để bán vd : bia, nước ngọt, thuốc lá ….vv.
+ Nguyên vật liệu là những mặt hàng mình nhập về để chế biến thành món ăn vd : thị bò.

*Danh sách hàng hóa

+ Danh mục -> danh sách hàng hóa: tập hợp tất cả các món ăn và hàng hóa của đơn vị bạn

* Khách hàng

+ Khách hàng là người mua hàng của bạn bao gồm khách lẻ và khách sĩ quản lý công nợ phải thu theo khách hàng
+ Danh mục -> Thêm mới khách hàng: để thêm mới một khách hàng
+ Danh mục -> Danh sách khách hàng: Là bảng kê danh sách các khách hàng của bạn
+ Trong danh sách hàng khách hàng bạn có thể thêm mới hoặc import khách hàng từ excel vào

* Nhà cung cấp

+ Nhà cung cấp là người bán hàng cho bạn quản lý công nợ phải trả theo nhà cung cấp
+ Danh mục -> Thêm mới nhà cung cấp: để thêm mới một nhà cung cấp
+ Danh mục -> Danh sách nhà cung cấp: Là bảng kê danh sách các nhà cung cấp của bạn
+ Trong danh sách nhà cung cấp bạn có thể thêm mới hoặc import nhà cung cấp từ excel vào

*Bộ phận nhân viên

+ Bộ phận : chia nhân viên ra theo bộ phận vd : kế toán, thu ngân,… để dễ dàng quản lý nhân viên, quản lý chi phí theo bộ phận
+ Danh mục -> Bộ phận nhân viên : để khai báo bộ phận

* Nhân viên

+ Danh mục -> Thêm mới nhân viên: để thêm mới một nhân viên
+ Danh mục -> Danh sách nhân viên: Là bảng kê danh sách nhân viên của bạn

* Khu vực

+ Danh mục -> Khai báo khu vực : để khai báo các khu vực bàn/phòng của quán bạn. vd : quán bạn chia ra các khu vực như phòng lạnh, khu vip, khu thường
+ Khai báo khu vực nhằm mục đích tạo giá bán theo từng khu vực khác nhau sẽ áp dụng mỗi giá khác nhau
+ Khai báo máy in bill (hóa đơn) cho khu vực
+ Nếu quán của bạn không chia ra khu vực thì bạn tạo một khu vực mặc định cho hệ thống

* Thiết lập bàn

+ Danh mục -> Thiết lập bàn : để khai báo các bàn/phòng của quán bạn. mỗi bàn phòng sẻ thuộc khu vực
+ Bạn có thể khai báo tự động nhiều bạn một lúc, hoặc khai báo từng bàn

* Thời điểm bán (ca làm việc)

+ Danh mục -> Khai báo thời điểm bán : nếu quán bạn chia làm nhiều ca thì bạn khai báo từng ca làm việc ở đây. Mỗi ca sẽ có giờ vào và giờ ra
+ Bạn có thể quản lý giá ban theo từng ca làm việc. vd : giá ban ngày khác giá ban đêm
+ Xem video khai báo khu vực , bàn, hàng hóa, thiết lập giá bán

4. nhập số dư đầu

+ Số dư đầu có nghĩa là số liệu hiện tại của bạn. bạn phải khai báo số liệu này vào hệ thống. để hệ thống khớp với số liệu hiện tại của bạn bao gồm 3 số dừ đầu

* Tồn kho đầu kỳ

+ Tồn kho hiện tại của bạn đang có. Bạn vào hệ thống -> tồn kho đầu kỳ hoặc có thể bàn vào kho hàng -> phiếu nhập kho . để nhập tồn kho hiện tại của bạn vào hệ thống. nếu bạn có dữ liệu trên file excel thì bạn vào kho hàng -> phiếu nhập kho bạn import dữ liệu từ excel vào hệ thống. bạn xem video hướng dẫn import phiếu nhập kho từ file excel

* Công nợ đầu kỳ

+ Công nợ đầu kỳ : là công nợ hiện tại bạn đang nợ nhà cung cấp hay khách hàng đang nợ bạn thì bạn vào hệ thông -> công nợ đầu kỳ để khai báo.

5. Nhập hàng hóa từ nhà cung cấp

+ Nhập hàng hóa từ nhà cung cấp co 2 cách cho bạn nhập
+ Nhập hàng -> hóa đơn mua hàng : nếu bạn nhập ở đây có nghĩa bạn đang mua hàng công nợ nhà cung cấp, thì sẽ quản lý được công nợ của nhà cung cấp. và quản lý hóa đơn mua hàng, quản lý được hàng nhập vào kho. Khi bạn tạo hóa đơn mua hàng sẽ ghi nhân công nợ của bạn với nhà cung cấp
+ bạn xem video quy trình mua hàng ra báo cáo công nợ phải trả cho nhà cung cấp

+ Quản lý tồn kho -> Phiếu nhập kho : Nếu bạn nhập ở đây có nghĩa là bạn mua hàng trả bằng tiền mặt không muốn quản lý công nợ nhà cung cấp. khi tạo mới phiếu nhập kho sẽ không ghi nhận công nợ với nhà cung cấp
+ Xem video import phiếu nhập kho từ excel

6. Bán hàng cho khách hàng

* Khai báo giá bán

+ Nếu quán của bạn quản lý nhiều giá bán khác nhau thì phải khai báo bảng giá cho từng giá

* Thiết lập thời điềm giá bán

+ Bạn phải liên kết thời điểm(ca làm việc) khu vực và giá bán : vd khu víp ca sáng là bảng giá nào. Khu vip ca chiều là bảng giá nào. Để khi lên thu ngân chương trình biết được khu đó nằm trong khung giờ nào và được thiết lập bảng giá nào để tự động lấy giá cho mặt hàng

* Danh sách hóa đơn lẻ

+ là danh sách bill của quán bạn bán ra

* Màn hình thu ngân là nơi bán hàng

+ Xem video quy trình bán hàng

7. Khai báo định lượng – tính định lượng

+ Xem video khai báo định lượng tính định lượng quản lý tồn kho nguyên vật liệu

8. Chính sách khuyến mãi, thẻ vip

+ Các chính sách khuyến mãi của đơn vị bạn sẽ khai báo trong module áp dụng chính sách khuyến mãi khi bán hàng chính sách khuyến mãi theo khách hàng theo thời gian

* Thẻ víp

+ Khuyến mãi thẻ vip -> Thẻ vip: sử dụng Khi đơn vị của bạn phát hành thẻ vip (thẻ thành viên) cho khách hàng, thẻ thành viên được tích điểm khi khách mua hàng. Và khi thẻ thành viên đạt tới một số điểm thì được khuyến mãi. Hoặc có thể áp dụng chính sách đổi điểm cho khách hàng
+ xem video quy trình tạo thẻ víp tích điểm

* Khuyến mãi theo hóa đơn

+ Có nghĩa khi khách hàng mua hàng mà hóa đơn đạt tới số tiền đơn vị mình quy định thì được chiêt khấu
+ Xem video quy trình khuyến mãi theo hóa đơn

* Khuyến mãi theo hàng hóa

+ Chính sách này được áp dụng khi hàng hóa được chiết khấu thì mình khai báo ở đây
+ Xem video quy trìn khuyến mãi theo hàng hóa

* Khuyến mãi hàng tặng hàng

+ Xem video quy trìn khuyến mãi theo hàng hóa

9. Quản lý thu chi, sổ quỹ của đơn vị

+ Thu chi bao gồm các nghiệp vụ : thu/chi tiền công nợ khách hàng, Chi tiền chi phí của doanh nghiệp, thu/chi công nợ theo hóa đơn

* Phiếu thu tiền

+ Thu chi -> phiếu thu tiền -> chọn loại phiếu là TCN : nghiệp vụ này xảy ra khi mình thu tiền công nợ theo hóa đơn đã bán cho khách hàng và có thể quản lý được hóa đơn đó mình đã thu được bao nhiêu tiền hóa đơn còn lại bao nhiêu tiền
+ Thu chi -> phiếu thu tiền -> chọn loại phiếu là TTH: nghiệp vụ này xảy ra khi mình thu tiền công nợ theo khách hàng hoặc là thu tiền của một khách hàng để quản lý mình đã thu của khách đó bao nhiêu tiền

* Phiếu chi tiền

+ Thu chi -> phiếu chi tiền -> chọn loại phiếu là CCN: nghiệp vụ này xảy ra khi mình chi tiền công nợ theo hóa đơn đã mua của nhà cung cấp và có thể quản lý được hóa đơn đó mình đã trả được bao nhiêu tiền hóa đơn còn lại bao nhiêu tiền
+ Thu chi -> phiếu chi tiền -> chọn loại phiếu là CTH: nghiệp vụ này xảy ra khi mình chi tiền công nợ cho nhà cung cấp. hoặc chi một khoản tiền cho đối tác. Để quản lý đối tác đó mình đã chi bao nhiêu tiền
+ Thu chi -> phiếu chi tiền -> chọn loại phiếu là CTK: nghiệp vụ này xảy ra khi mình chi tiền quản lý nội bộ trong đơn vị vd : tiền thuê mặt bằng, tiền lương nhân viên để hàng tháng mình tập hợp được chi phí của doanh nghiệp theo từng khoản mục phí
+ xem video quản lý quy trình thu chi của đơn vị

9. Quản trị hệ thống

* Thông tin công ty

+ Khai báo các thông tin đơn vị của mình

* Phân quyền

+ Hệ thống -> phân quyền: Quản lý tạo các user cho từng nhân viên của mình . mỗi người một user và phân quyền cho người đó được quyền làm những phân hệ gì trên chương trình
+ Xem video tạo user phân quyền cho nhân viên

* Sao lưu dữ liệu

+ Hệ thống -> tự động sao lưu : đây là nơi thiết lập đặt lịch sao lưu dữ liệu để tránh trường hợp rủi ro hư dữ liệu do virus phá hỏng hoặc máy hư không thể mở dữ liệu thì lấy bản sao lưu ra khôi phục lại

* Gửi báo cáo qua email

+ Hệ thống -> Tự động gửi báo cáo qua email : đây là nơi thiết lập đặt lịch gửi báo cáo vào email của quán lý hàng ngày tới giờ đó chương trình tự động gửi một số báo cáo cần thiết cho quản lý, chủ đơn vị
+ Xem video thiết lập gửi email tự động

* Xem báo cáo online

+ Hệ thống -> Báo cáo online : Đây là nơi thiết lập cho quản lý xem được dữ liệu báo cáo lên thiết bị di động khi không ở đơn vị
+ Xem video thiết lập báo cáo online

* Lịch sử hệ thống

+ Hệ thống -> Nhật ký hệ thống : là nơi tập hợp dữ liệu thao tác của toàn bộ người dùng khi xóa sữa chứng từ . quán lý sẻ xem lại được toàn bộ nhật ký này để biết được ai đã làm xóa sữa dữ liệu

* Xem toàn bộ video hướng dẫn ở link

http://www.vzsoft.net/video-phan-mem