1. Trang chủ ›
  2. Tổng hợp tin tức tài chính ›
  3. Một số Sai Sót Thường Gặp Khi Hạch Toán Kế Toán ›

 

Một số những Sai Sót Thường xuyên Gặp phải trong Khi Hạch Toán Kế Toán

1.Tiền mặt

  • Số tiền trên phiếu thu, chi khác trên sổ sách kế toán.
  • Số dư quỹ tiền mặt âm do hạch toán phiếu chi trước phiếu thu.
  • Chênh lệch tiền mặt tồn quỹ thực tế và biên bản kiểm kê quỹ.
  • Phiếu thu, phiếu chi chưa lập đúng quy định (thiếu dấu, chữ kí của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, thủ quỹ,…); không có hoặc không phù hợp với chứng từ hợp lý hợp lệ kèm theo; chưa đánh số thứ tự, phiếu viết sai không không lưu lại đầy đủ; nội dung chi không đúng hoạt động kinh doanh.
  • Phiếu chi trả nợ người bán hàng mà người nhận là cán bộ công nhân viên trong Công ty nhưng không có phiếu thu hoặc giấy nhận tiền của người bán hàng kèm theo để chứng minh số tiền này đã được trả tới người bán hàng.
  • Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: kế toán tiền mặt đồng thời là thủ quỹ, chứng từ kế toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán không tách biệt…
  • Thủ quỹ có quan hệ gia đình với Giám đốc, kế toán trưởng.
  • Ghi lệch nhật kí chi tiền; số cái, sổ quỹ, không khớp nội dung, số tiền.
  • Ghi chép, phân loại, phản ánh chưa hợp lí (không hạch toán tiền đang chuyển …)
  • Hoạch toán thiếu nghiệp vụ thu chi phát sinh.
  • Cùng một hóa đơn nhưng thanh toán hai lần, thanh toán tiền lớn hơn số ghi trên hợp đồng, hóa đơn.
  • Không có báo cáo quỹ tiền mặt định kì, thủ quỹ và kế toán không thường xuyên đối chiếu.
  • Hạch toán thu chi ngoại tệ theo các phương pháp không nhất quán, không theo dõi nguyên tệ.
  • Cuối kì không đánh giá lại ngoại tệ hoặc đánh giá không theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng vào thời điểm cuối năm.
  • Chưa có biên bản tiền mặt tồn quỹ, biên bản kiểm kê thiếu chữ kí của thủ quỹ và kế toán trưởng; không thành lập hội đồng kiểm kê, không có chữ kí của Giám đốc và thành viên Hội đồng kiểm kê quỹ trên biên bản.
  • Biên bản kiểm kê có số tiền dư đến đơn vị đồng.

2 Tiền gửi ngân hàng

  • Hạch toán theo giấy báo Nợ, báo Có ngân hàng chưa kịp thời.
  • Chưa mở sổ theo dõi chi tiết theo từng ngân hàng.
  • Chênh lệch sổ sách kế toán với biên bản đối chiếu với ngân hàng, với các bảng cân đối số phát sinh.
  • Phản ánh không hợp lí các khoản rút quá số dư, gửi tiền, tiền lãi vay…
  • Tên người nhận trên ủy nhiệm chi và tên đối tượng công nợ của các đơn vị không trùng nhau.
  • Không theo dõi nguyên tệ đối với các khoản tiền gửi bằng ngoại tệ.
  • Chưa đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm hoặc áp dụng sai tỷ giá đánh giá lại.
  • Chưa hạch toán đầy đủ lãi tiền gửi ngân hàng hoặc hạch toán lãi tiền gửi NH không khớp với sổ phụ NH.

3 Đầu tư tài chính ngắn hạn

  • Chưa mở sổ theo dõi chi tiết từng loại chứng khoán.
  • Không tiến hành trích lập dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán ngắn hạn.
  • Không hạch toán lãi lỗ kinh doanh chứng khoán hoặc hạch toán khi chưa có đầy đủ hóa đơn chứng từ.
  • Đầu tư ngắn hạn khác không mang tính chất đầu tư mà là các khoản phải thu khác (thu tiền chi phân phối sai chế độ cho cán bộ công nhân viên).
  • Cuối kì không đánh giá lại dự phòng để hoàn nhập dự phòng hoặc trích thêm.
  • Không có bằng chứng chứng từ hợp lệ chứng minh cho khoản đầu tư.
  • Không có xác nhận của đối tượng nhận đầu tư về khoản đầu tư của Công ty.

4 Các khoản phải thu của khách hàng

  • Không bù trừ cùng đối tượng hoặc bù trừ công nợ không cùng đối tượng.
  • Chưa có sổ chi tiết theo dõi chi tiết từng đối tượng phải thu.
  • Cùng một đối tượng nhưng theo dõi trên nhiều tài khoản khác nhau.
  • Quy trình phê duyệt bán chịu không đầy đủ, chặt chẽ: chưa có quy định về số tiền nợ tối đa, thời hạn thanh toán…
  • Chưa tiến hành đối chiếu hoặc đối chiếu công nợ không đầy đủ vào thời điểm lập Báo cáo tài chính.
  • Hạch toán sai nội dung, số tiền, tính chất tài khoản phải thu, hạch toán các khoản phải thu không mang tính chất phải thu thương mại vào TK131.
  • Cơ sở hạch toán công nợ không nhất quán theo hóa đơn hay theo phiếu xuất kho, do đó đối chiếu công nợ không khớp số.
  • Hạch toán giảm công nợ phải thu hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán nhưng không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
  • Ghi nhận các khoản trả trước cho người bán không có chứng từ hợp lệ. Các khoản đặt trước tiền hàng cho người bán hoặc có mối quan hệ kinh tế lâu dài, thường xuyên với các tổ chức kinh tế khác nhưng không tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế giữa hai bên.
  • Ghi nhận tăng phải thu không phù hợp với ghi nhận tăng doanh thu. Công tác luân chuyển chứng từ từ bộ phận kho lên phòng kế toán chậm nên hạch toán phải thu khi bán hàng không có chứng từ kho như phiếu xuất hàng…
  • Không lập dự phòng đối với những khoản nợ quá hạn.
  • Cuối kỳ chưa đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ.
  • Không phân loại tuổi nợ, không có chính sách thu hồi, quản lý nợ hiệu quả.
  • Các khoản xóa nợ chưa tập hợp được đầy đủ hồ sơ theo quy định. Không theo dõi nợ khó đòi đã xử lý.
  • Không hạch toán lãi thanh toán nợ quá hạn.
  • Chưa tiến hành phân loại các khoản phải thu theo quy định mới: phân loại dài hạn và ngắn hạn.
  • Hạch toán phải thu không đúng kì, khách hàng đã trả nhưng chưa hạch toán.
  • Theo dõi khoản thu các đại lý về lãi trả chậm do vượt mức dư nợ nhưng chưa xác định chi tiết từng đối tượng để có biện pháp thu hồi.
  • Chưa lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc lập dự phòng nhưng trích thiếu hoặc trích thừa, vượt quá tỉ lệ cho phép.
  • Hồ sơ lập dự phòng chưa đầy đủ theo quy định.
  • Không thành lập hội đồng xử lý công nợ khó đòi và thu thập đầy đủ hồ sơ các khoản nợ đã xóa nợ cho người mua.
  • Tổng mức lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi lớn hơn 20% tổng dư nợ phải thu cuối kì.
  • Cuối kì chưa tiến hành đánh giá lại để hoàn nhập dự phòng hay trích thêm.

5 Phải thu khác

  • Không theo dõi chi tiết các khoản phải thu khác.
  • Chưa tiến hành đối chiếu các khoản phải thu bất thường, tài sản thiếu chờ xử lý không có biên bản kiểm kê, không xác định được nguyên nhân thiếu để quy trách nhiệm.
  • Hạch toán vào TK 1388 một số khoản không đúng bản chất.
  • Không phân loại các khoản phải thu khác ngắn hạn và dài hạn theo quy định.

6 Hàng tồn kho

  • Không kiểm kê HTK tại thời điểm 31/12 năm tài chính.
  • Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: không ghi phiếu nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng, không có biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho.
  • Xác định và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho.
  • Ghi nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ: mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định (thu mua hàng nông sản chỉ lập bảng kê mà không viết hóa đơn thu mua hàng nông sản theo quy định của Bộ tài chính).
  • Không làm thủ tục nhập kho cho mỗi lần nhập mà phiếu nhập kho gộp chung cho cả một khoảng thời gian dài.
  • Không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán.
  • Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán.
  • Không tách biệt thủ kho, kế toán HTK, bộ phận mua hàng, nhận hàng.
  • Lập phiếu nhập xuất kho không kịp thời, hạch toán xuất kho khi chưa ghi nhận nhập kho.
  • Phiếu nhập xuất kho chưa đúng quy định: không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán…
  • Không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho, không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất.
  • Giá trị hàng tồn kho nhập kho khác giá trị trên hóa đơn và các chi phí phát sinh.
  • Chưa lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu nhập xuất kho.
  • Quyết toán vật tư sử dụng hàng tháng chậm.
  • Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý; bảng tổng hợp số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.
  • Không lập bảng kê tính giá đối với từng loại hàng tồn kho.
  • Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại… nhưng vẫn hạch toán nhập kho.
  • Hạch toán sai: không hạch toán theo phiếu xuất vật tư và phiếu nhập kho vật tư đã xuất nhưng không dùng hết mà chỉ hạch toán xuất kho theo số chênh lệch giữa phiếu xuất vật tư lớn hơn phiếu nhập lại vật tư.
  • Hạch toán hàng tồn kho giữ hộ vào TK152 mà không theo dõi trên tài khoản ngoài bảng 002.
  • Nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa kém chất lượng theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp không được xuất ra khỏi sổ sách.
  • Khi lập BCTC hợp nhất HTK ở tài khoản 136,138 tại chi nhánh không được điều chỉnh về TK 152.
  • Không hạch toán phế liệu thu hồi. Nguyên vật liệu xuất thừa không hạch toán nhập lại kho.
  • Hạch toán sai: HTK nhập xuất thẳng không qua kho vẫn đưa vào TK 152, 153.
  • Không hạch toán hàng gửi bán, hay hạch toán chi phí vận chuyển, bốc xếp vào hàng gửi bán, giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng, chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.
  • Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị sản phẩm dở dang chưa phù hợp hoặc không nhất quán.
  • Phân loại sai TSCĐ là hàng tồn kho (công cụ, dụng cụ), không phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa.
  • Phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức không phù hợp, không nhất quán; không cóa bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ xuất dung trong kì.
  • Không trích lập dự phòng giảm giá HTK hoặc trích lập không dựa trên cơ sở giá thị trường, lập dự phòng cho hàng hóa giữ hộ không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Trích lập dự phòng không đủ hồ sơ hợp lệ.
  • Chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê.
  • Chưa theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa…
  • Chưa đối chiếu, kiểm kê, xác nhận với khách hàng về HTK nhận giữ hộ.
  • Hạch toán nhập xuất HTK không đúng kì.
  • Đơn giá, số lượng HTK âm do luân chuyển chứng từ chậm, viết phiếu xuất kho trước khi viết phiếu nhập kho.
  • Xuất kho nội bộ theo giá ấn định mà không theo giá thành sản xuất.
  • Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí.
  • Xuất vật tư cho sản xuất chỉ theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị.
  • Không theo dõi riêng thành phẩm và phế phẩm theo tiêu thức kế toán và tiêu thức kĩ thuật, chưa xử lý phế phẩm.
  • Không theo dõi hàng gửi bán trên TK hàng tồn kho hoặc giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng mà chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.
  • Hàng gửi bán đã được chấp nhận thanh toán nhưng vẫn để trên TK 157 mà chưa ghi nhận thanh toán và kết chuyển giá vốn.
  • Công cụ, dụng cụ báo hỏng nhưng chưa tìm nguyên nhân xử lý hoặc vẫn tiếp tục phân bổ vào chi phí.

7 Phải trả khác

  • Trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh cao hơn quy định.
  • Bán hàng trả chậm, trả góp, doanh thu chưa thực hiện không hạch toán vào TK 3387 mà hạch toán vào TK 511.
  • Một số khoản phải trả khác còn tồn tại từ các năm trước chuyển sang nhưng chưa được đối chiếu số dư cũng như chưa có biện pháp xứ lí.
  • Một số tài sản thừa chờ xử lí hạch toán vào TK 338 nhưng chưa xác định rõ nguyên nhân hoặc chưa xử lí dứt điểm theo quy định, chưa xin quyết định của cơ quan có thẩm quyền ngày 31/12.
  • Kết thúc đầu tư xây dựng cơ bản khoản chênh lệch lớn lãi về tỉ giá hối đoái chưa được kết chuyển sang TK 3387 để phân bổ dần.
  • Các khoản phải trả, phải nộp khác không có đối tượng hoặc tồn đọng lâu từ nhiều năm trước chưa được xử lí.
  • Các khoản phải trả không được phân loại hợp lí, đúng bản chất.
  • Hạch toán khi không đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Doanh thu chưa thực hiện ở cuối kì kế toán xác định không đúng hoặc không có cơ sở ghi nhận, không phân bổ hợp lí.
  • Các khoản doanh thu chưa thực hiện hạch toán không đúng kì hoặc đa hoàn thành nhưng chưa được kết chuyển sang doanh thu bán hàng hoặc doanh thu hoạt động tài chính.
  • Các khoản vay cá nhân có hợp đồng vay vẫn theo dõi trên TK338 mà chưa phân loại sang TK311.
  • Chưa có đối chiếu với cơ quan BHXH. Số chênh lệch chưa được xử lí.

8 Nợ dài hạn

  • Chưa xác định khoản nợ dài hạn nếu đến hạn trả để hạch toán kết chuyển sang TK315 theo quy định.
  • Hạch toán trước tiền lãi TSCĐ thuê tài chính chưa đúng quy định.
  • Số liệu phát sinh trên sổ kế toán không trùng khớp với bảng tổng hợp các khoản nợ phải trả.
  • Không theo dõi chi tiết các khoản nợ dài hạn theo từng hợp đồng, từng đối tượng…
  • Các khoản nợ dài hạn phát sinh không được kí kết và thông qua quyết định của Ban Giám đốc.
  • Không đánh giá lại số dư nợ dài hạn có gốc ngoại tệ theo tỉ giá bình quân liên NH tại thời điểm lập BCTC.
  • Các khoản nộ dài hạn phát sinh không được kí kết và thông qua quyết định của Ban Giám đốc.

9 Nợ dài hạn đến hạn trả

  • Cuối niên độ kế toán, đơn vị chưa xác định số nợ dài hạn đã đến hạn phải thanh toán trong niên độ kế toán tiếp theo và chuyển sang nợ dài hạn đến để có kế hoạch trả nợ.
  • Chưa theo dõi chi tiết nợ dài hạn đến hạn trả, số đã trả, số còn phải trả của nợ dài hạn đến hạn trả theo từng chủ nợ, từng hợp đồng vay.
  • Chưa tiến hành theo dõi chi tiết nợ dài hạn đến hạn trả bằng ngoại tệ cho từng ngoại tệ.
  • Chưa đánh giá lại số dư nợ dài hạn đến hạn trả có gốc ngoại tệ theo tỉ giá bình quân liên NH tại thời điểm lập BCTC.

10 Nhận kí quỹ, kí cược của khách hàng

  • Không theo dõi chi tiết từng khoản tiền nhận kí quỹ, kí cược của từng đối tượng khách hàng.
  • Các khoản nhận kí quỹ, kí cược ngắn hạn, dài hạn không được phân loại thích hợp.
  • Không theo dõi ở các TK ngoài bảng cân đối kế toán các trường hợp nhận kí quỹ, kí cược dài hạn bằng hiện vật.
  • Không có chứng từ hợp lệ, đầy đủ khi nhận và hoàn trả các khoản kí quỹ, kĩ cược cho khách hàng.
  • Số liệu trên sổ sách, chứng từ, thư xác nhận không khớp nhau.
  • Các khoản tiền phạt vi phạm kí quỹ, kí cược chưa được xử lí.
  • Không thực hiện đánh giá và hạch toán chênh lệch tỉ giá các nghiệp vụ, khoản phát sinh có gốc ngoại tệ.

11 Nguồn vốn kinh doanh

  • Các khoản góp vốn, các nguồn vốn không được ghi chép và phân loại hợp lí.
  • Không lập bảng tổng hợp nguồn vốn trong năm tài chính.
  • Không theo dõi chi tiết theo từng nguồn hình thành và theo từng đối tượng góp vốn (tổ chức hoặc cá nhân).
  • Hạch toán nguồn vốn kinh doanh chưa phù hợp, chưa đầy đủ.
  • Kê khai khống nguồn vốn kinh doanh.
  • Chưa hạch toán tăng, giảm nguồn vốn kinh doanh kịp thời (VD: tăng tài sản cố định hình thành từ quỹ nhưng không ghi tăng nguồn vốn kinh doanh).
  • Số liệu trên sổ chi tiết và sổ cái không khớp nhau.
  • Tính thiếu số thu sử dụng vốn để tăng nguồn vốn kinh doanh từ lợi nhuận do tính nguồn vốn bình quân năm chưa theo số bình quân tăng giảm theo tháng.
  • Hạch toán tăng giảm nguồn vốn không có đầy đủ chứng từ gốc hoặc chứng từ gốc không hợp lệ, quyết định về cấp bổ sung vốn, điều chuyển vốn không có phê duyệt của các cấp có thẩm quyền, tăng giảm nguồn vốn Nhà nước khi chưa có quyết định điều chỉnh nguồn vốn chủ sở hữu của cấp có thẩm quyền (Tổng công ty, Bộ chủ quản) đối với doanh nghiệp đang thực hiện chuyển sang cổ phần.
  • Khi phát hành cổ phiếu để ghi tăng nguồn vốn kinh doanh không phản ánh đúng giá trị thực tế của cổ phiếu được bán ra (giá gốc hoặc giá chênh lệch).
  • Không giảm khoản thu sử dụng vốn để trích lập quỹ khen thưởng đảm bảo mức trích bằng hai tháng lương thực hiên theo quy định mặc dù sau khi phân phối lợi nhuận sau thuế, 2 quỹ này được trích thấp hơn 2 tháng lương thực hiện của đơn vị.

12 Các quỹ 414,415,431, 451

  • Quỹ hình thành từ các nguồn không phù hợp theo chế độ quy định.
  • Chưa hạch toán tăng, giảm các quỹ kịp thời và phù hợp với quyết định tăng giảm quỹ và chứng từ thu chi tiền hoặc hạch toán tăng giảm quỹ khi không có quyết định của Ban lãnh đạo Công ty, không có chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Quyết định cấp quỹ không hợp lí.

Tin tức liên quan