Quy trình nhập khẩu hàng hóa

Muốn nhập khẩu hàng hóa thì trước tiên bạn phải có giấy phép kinh doanh nhập khẩu mặt hàng đó. Sau đó khi bạn tìm được nguồn hàng thì ký kết Hợp đồng ngoại thương, trong hợp đồng sẽ quy định cụ thể phương thức Thanh toán quốc tế cũng như các giấy tờ cần thiết để bạn có thể giao nhận hàng.
1. Về việc thanh toán
Thường dùng phương thức L/C hoặc T/T, trong đó L/C an toàn cho cả bên bán và bên mua. Cách thực hiện như sau: Bên mua yêu cầu Ngân hàng của mình mở Thư tín dụng (Letter of Credit – L/C), qua đó ngân hàng người mua cam kết sẽ thanh toán giá trị hàng hóa cho người bán thông qua ngân hàng của người bán. Sau khi có L/C bên bán sẽ tiến hành giao hàng theo quy định Hợp đồng và gửi đến ngân hàng bên mua bộ chứng từ để chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ bán hàng. Ngân hàng bên mua nếu nhận được bộ chứng từ phù hợp theo quy định đã đưa ra trong L/C thì buộc phải thanh toán tiền hàng cho bên bán.
Bộ chứng từ nhập khẩu cơ bản gồm:
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoicce)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Hợp đồng ngoại thương (Contract)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Orgin – C/O)
- Các chứng từ khác
2. Về việc nhận hàng
- Trước khi hàng về đến Việt Nam, dù đi bằng đường không hay đường biển thì cũng sẽ có Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) thông báo cho bạn biết về chi tiết lô hàng cũng như thời gian, địa điểm mà hàng sẽ về đến Việt Nam kèm theo việc yêu cầu bạn đến nhận hàng.
- Mang các chứng từ cần thiết đến gặp hãng vận tải để nhận lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O). Khi đã có D/O trong tay, bạn mang nó cùng các chứng từ khác như Hợp đồng, Hóa đơn, Phiếu đóng gói, Giấy chứng nhận xuất xứ v.v.. để ra gặp Hải quan và mở Tờ khai Hải Quan. Các chứng từ này bên bán sẽ gửi cho bạn (trực tiếp hoặc qua ngân hàng) trước khi hàng về 1 thời gian để bạn có thể kiểm tra và thông báo điều chỉnh nếu phát hiện lỗi của chứng từ.
- Sau khi mở Tờ khai Hải quan thì Hải quan sẽ tiến hành kiểm hóa hàng hóa của bạn xem có đúng trong Hợp đồng, Invoice, Paking List cũng như C/O không, nếu đúng thì bạn có thể giải phóng hàng hóa và chở về kho của mình, tùy theo mặt hàng mà chuẩn bị tiền đóng thuế ngay hay là đóng thuế sau 1 thời gian nào đó.
3. Trình tự nhận hàng nhập khẩu
Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng
a. Cảng nhận hàng từ tàu:
- Trước khi dỡ hàng, tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest), sơ đồ hầm tàu để cảng và các cơ quan chức năng khác như Hải quan, Ðiều độ, cảng vụ tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng;
- Cảng và đại diện tàu tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu. Nếu phát hiện thấy hầm tàu ẩm ướt, hàng hoá ở trong tình trạng lộn xộn hay bị hư hỏng, mất mát thì phải lập biên bản để hai bên cùng ký. Nếu tàu không chịu ký vào biên bản thì mời cơ quan giám định lập biên bản mới tiến hành dỡ hàng
- Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa về kho, bãi. Trong quá trình dỡ hàng, đại diện tàu cùng cán bộ giao nhận cảng kiểm đếm và phân loại hàng hoá cũng như kiểm tra về tình trạng hàng hoá và ghi vào Tally Sheet;
- Hàng sẽ được xếp lên ô tô để vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển có ghi rõ số lượng, loại hàng, số B/L;
- Cuối mỗi ca và sau khi xếp xong hàng, cảng và đại diện tàu phải đối chiếu số lượng hàng hoá giao nhận và cùng ký vào Tally Sheet;
- Lập Bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) trên cơ sở Tally Sheet. Cảng và tàu đều ký vào Bản kết toán này, xác nhận số lương thực giao so với Bản lược khai hàng (Cargo Manifest) và B/L;
- Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận như Giấy chứng nhận hàng hư hỏng (COR) nếu hàng bị hư hỏng hay yêu cầu tàu cấp Phiếu thiếu hàng (CSC), nếu tàu giao thiếu.
b. Cảng giao hàng cho chủ hàng:
- Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận D/O. Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng;
- Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên bản;
- Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing List đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O;
- Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ một D/O và làm hai phiếu xuất kho cho chủ hàng;
- Chủ hàng làm thủ tục hải quan
Sau khi hải quan xác nhận hoàn thành thủ tục hải quan chủ hàng có thể mang ra khỏi cảng và chở hàng về kho riêng.
Ðối với hàng không lưu kho, bãi tại cảng
Khi chủ hàng có khối lượng hàng hoá lớn chiếm toàn bộ hầm hoặc tàu hoặc hàng rời như phân bón, xi măng, clinker, than quặng, thực phẩm... thì chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác có thể đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu.
Trước khi nhận hàng, chủ hàng phải hoàn tất các thủ tục hải quan và trao cho cảng B/L, D/O. Sau khi đối chiếu với Bản lược khai hàng hoá Manifest, cảng sẽ lên hoá đơn cước phí bốc xếp và cấp lệnh giao hàng thẳng để chủ hàng trình cán bộ giao nhận cảng tại tàu để nhận hàng.
Sau khi nhận hàng, chủ hàng và giao nhận cảng cùng ký bản tổng kết giao nhận và xác nhận số lượng hàng hoá đã giao nhận bằng Phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho. Ðối với tàu vẫn phải lập Tally sheet và ROROC như trên.
Ðối với hàng nhập bằng container
a. Nếu là hàng nguyên (FCL/FCL)
- Khi nhận được thông báo hàng đến (Notice of arrival), chủ hàng mang Bill of Lading gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O;
- Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá 9 chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt;
- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang toàn bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O;
- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
b. Nếu là hàng lẻ (LCL/LCL)
Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định và làm các thủ tục như trên.