Quản lý nghiệp vụ thanh toán cho doanh nghiệp logistics

Quản lý thanh toán cho doanh nghiệp Logistics là vấn đề quan trọng cốt yếu do quá trình hoạt động dàn trải trên nhiều phòng ban, qua nhiều bước. Để quản lý chặt chẽ thanh toán, giảm thiểu tối đa thất thoát là việc phức tạp và phải có qui trình cụ thể.

Bài toán này đã được Winta Software giải quyết và đưa vào ứng dụng trong bộ giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp chuyên ngành Logistics Winta ERP.iLogistics.

1.    Quy trình thanh toán trong hoạt động Logistics

2.    Mô tả

Bước 1: Tạo công việc

Sau khi nhận yêu cầu đặt hàng từ khách hàng hay bộ chứng từ, chỉ thị từ đại lý nhân viên phòng tư liệu để lập công việc.

Mẫu công việc có thể thiết kế theo đặc trưng từng doanh nghiệp, nhập và hiển thị đầy đủ các thông tin cần thiết.

Công việc được lập xong chuyển qua phòng nhân viên xuất nhập khẩu để bắt đầu làm hàng.

Bước 2: Tạm ứng làm hàng

Phòng xuất nhập khẩu nhận công việc, giao cho nhân viên xuất nhập khẩu đi làm hàng. Nhân viên xuất nhập khẩu lập yêu cầu tạm ứng làm hàng trình giám đốc, nếu được duyệt thì chuyển sang kế toán chi tạm ứng.

Một số trường hợp yêu cầu tạm ứng không được duyệt do vượt các định mức chi phí quy định thì nhân viên xuất nhập khẩu phải làm yêu cầu tạm ứng hợp lý.

Bước 3: Làm hàng và ghi nhận chi phí

Nhân viên xuất nhập khẩu nhận chi tạm ứng đi làm hàng: làm tờ khai hải quan…Sau khi kết thúc quá trình đi làm hàng, nhân viên xuất nhập khẩu tiến hành lập đề nghị thanh toán trình giám đốc.

Nếu được duyệt, đề nghị thanh toán được chuyển sang kế toán đẻ làm hoàn ứng và ghi nhận chi phí công việc vào tài khoản 154 (tài khoản chi phí) và tài khoản 1388 (tài khoản thu hộ trả hộ).

Trong trường hợp không được duyệt do phát hiện lỗi trong quá trình làm hàng, nhân viên xuất nhập khẩu phải làm lại đề nghị thanh toán.

Nếu cần vận tải thì phải làm phiếu vận tải để kế toán cập nhật tỷ giá mua vào ghi nhận chi phí.

Bước 4: Lên công nợ

Kế toán cập nhật tỷ giá bán, chốt tỷ giá là kết thúc một quy trình làm việc. Lập nợ để thông báo công nợ cho khách hàng.

Bước 5: Theo dõi công nợ

Lập hóa đơn dịch vụ, theo dõi công nợ và ghi nhận thanh toán công việc của khách hàng.

Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP chuyên nghành Logistics giúp hoạt động thanh toán công việc diễn ra nhanh chóng, các số liệu được kế thừa trong hệ thống, tránh sai xót tối đa đồng thời truy lỗi hệ thống khi cần thiết chính xác đến từng nhân viên.