1. Xác định và sắp xếp mức độ ưu tiên giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống hiện tại, cả về mặt kỹ thuật cũng như nghiệp vụ.
DN cần rà soát tình hình hoạt động của hệ thống hiện tại thông qua thu thập ý kiến từ đội ngũ nhân viên tác nghiệp sử dụng hệ thống hàng ngày, cũng như đội ngũ IT vận hành hệ thống. Các vấn đề thường gặp phải như xáo trộn một số quy trình nghiệp vụ, nhân viên chưa thực sự nắm vững cách sử dụng hệ thống, chưa sử dụng hết các chức năng của hệ thống, lỗi báo cáo…
2. Đánh giá mức độ hợp lý của các quy trình nghiệp vụ hiện tại, khoanh vùng những quy trình có thể cần được cải thiện tốt hơn nữa.
Vấn đề thường hay gặp phải là trong quá trình triển khai, khi thiết kế các quy trình tác nghiệp (tobe-processes) cho DN, đơn vị triển khai không nắm rõ ý tưởng yêu cầu của DN dẫn đến quy trình không hợp lý. Hay có thể quy trình đã hợp lý ở thời điểm đó nhưng thời gian về sau, vì lý do nào đó, DN thay đổi quy trình tác nghiệp, hoặc do phát triển, DN phát sinh thêm các quy trình mới mà chưa được cập nhật trong hệ thống…Điều này sẽ gây khó khăn cho nhân viên tác nghiệp, tồi tệ hơn có thể làm xáo trộn các hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
3. Tìm nguyên nhân và giải pháp cho các vấn đề đã được xác định ở trên.
Sau bước 1 và 2, Ban quản lý ERP của DN cần xác định các nguyên nhân chính cũng như cách giải quyết các vấn đề theo mức độ ưu tiên.
Ví dụ, với các vấn đề liên quan đến quy trình tác nghiệp, sau khi khoanh vùng được các quy trình lõi, DN cần tiến hành thay đổi, tái cấu trúc lại. Bước này cần tham khảo lại tài liệu quy trình tác nghiệp mà DN và đơn vị triển khai đã thống nhất thiết kế, đồng thời lấy ý kiến các nhân viên tác nghiệp có liên quan đến các quy trình đó nhằm mục đích xác định được quy trình mới tối ưu nhất.
Ngoài ra, DN cần kiểm soát chặt quá trình tùy chỉnh, thay đổi các quy trình này trên hệ thống.
4. Triển khai kế hoạch hiện thực hóa lợi ích từ ERP
Kế hoạch này bao gồm tổng hợp các phương án giải quyết cho từng vấn đề đã được Ban quản lý ERP của DN thống nhất trong bước 3. Cần lưu ý, hãy coi mức độ quan trọng của kế hoạch này như khi DN triển khai dự án ERP trước kia. Cần làm rõ mục tiêu, các công việc cần thực hiện, người chịu trách nhiệm, các mốc thời gian…như bất kỳ dự án nào khác.
Kết luận
ERP là một quá trình tiếp diễn liên tục, nó không hoàn toàn kết thúc sau bước go-live hệ thống. DN cần kiểm soát chặt chẽ và so sánh hiệu năng hoạt động của hệ thống mới so với các tiêu chuẩn chung của hệ thống hoạt động trong cùng ngành, cũng lĩnh vực. Làm tốt những bước này, DN có thể xác định được hệ thống của mình đang hoạt động ra sao? hiệu quả thế nào?...
Câu hỏi đặt ra: sau nhiều năm vận hành, thời điểm hợp lý để nâng cấp hoặc triển khai một hệ thống mới thay thế? Hãy kiểm soát chặt và phân tích chi tiết về nghiệp vụ cũng như kỹ thuật sẽ giúp DN xác định được đã tối ưu hóa các lợi ích thu được hay chưa. Một kế hoạch hiệu quả giúp triển khai dự án ERP đúng trong khoảng ngân sách và thời gian dự kiến đồng thời giúp DN thu được tối đa các lợi ích từ hệ thống đã triển khai.
4 bước tối ưu hóa hệ thống ERP
Hỗ trợ