Kinh nghiệm triển khai ERP - phân hệ quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng làm được những gì?

Một quy trình bán hàng chuẩn thông thường bắt đầu từ khi có đơn bán hàng hoặc hợp đồng bán hàng cho đến quá trình xuất kho, giao hàng, thu tiền của khách hàng. Tuy vậy, bên cạnh những khả năng cơ bản của việc quản lý bán hàng, DN cần chú ý đến những tính năng sau:

1. Quản lý được giá bán

Giá bán là một vấn đề nhạy cảm của DN. Thông thường nó được quyết định bởi các cấp lãnh đạo trong công ty. Khi đưa hệ thống vào vận hành giá bán phải được định nghĩa trước dựa vào loại khách hàng, nơi giao hàng, mặt hàng, số lượng bán…Và hiển nhiên danh sách giá bán này phải phân quyền để đảm bảo chỉ có một số người có thể hiệu chỉnh được nó. Điều này vừa đảm bảo tính chính xác về giá bán cho người nhập liệu vừa tạo sự an tâm cho lãnh đạo khi duyệt hoá đơn bán hàng.

2. Quản lý chính sách khuyến mại, chiết khấu

Mở rộng thị phần là bài toán sống còn của DN trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu như hiện nay. Và để đạt được điều đó DN cần phải đa dạng hoá các hình thức khuyến mại, chiết khấu của mình: mua hàng tặng hàng, giảm giá, mua hàng được tích luỹ điểm…Hệ thống bán hàng ngoài việc đảm bảo khả năng quản lý đa dạng được các hình thức khuyến mại trên đồng thời còn phải cung cấp cho DN đánh giá mức độ hiệu quả của các chương trình khuyến mại thông qua việc tính toán doanh số, chi phí bỏ ra khi áp dụng chương trình. Hiệu quả đó đang tập trung ở mặt hàng nào, khách hàng nào, thị trường nào, vùng nào…

3. Kiểm tra hạn mức tín dụng chặt chẽ

Việc khống chế số nợ tối đa của mỗi khách hàng là biện pháp giảm rủi ro về tài chính mà hầu hết các DN đều áp dụng. Có một số nơi nhân viên kinh doanh bắt buộc phải gửi đơn bán hàng qua phòng kế toán kiểm tra công nợ trước rối mới được phép bán hàng. Phân hệ bán hàng phải đáp ứng chức năng này ngay khi nhân viên kinh doanh tiếp nhận đơn hàng. Việc kiểm tra công nợ phải đảm bảo tính chính xác và linh hoạt: có thể tách và gộp hạn mức tín dụng của một khách hàng có nhiều chi nhánh, đơn hàng khi vi phạm hạn mức tín dụng vẫn có thể bán được nếu có sự phê duyệt và đồng ý của BGĐ.

4. Quản lý được tình hình thực hiện hợp đồng, đơn hàng

Đây là qui trình chính của phân hệ bán hàng. Tuy nhiên nó chỉ có ý nghĩa đối với những đơn hàng dài hạn, nhiều đợt, đơn hàng xuất khẩu. Theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng bao gồm: số lượng nhận, số lượng giao, số lượng đã xuất hoá đơn, tình hình sản xuất của đơn hàng…Việc theo dõi được tình trạng của SM giúp lãnh đạo có thể chủ động trong việc đôn đốc tiến độ và phản hồi một cách chính xác nhất với khách hàng.

5. Hình thức bán hàng đa dạng

Thực tế mà nói trong suốt quá trình kinh doanh, hình thức bán hàng của một DN sẽ biến đổi và phát sinh liên tục. ERP có hỗ trợ các hình thức bán hàng sau đây:

* Bán hàng giao thẳng: Đây là hình thức bán hàng không qua nhập kho, hàng hoá từ nhà cung cấp sẽ được chuyển thẳng cho khách hàng.

* Bán hàng nội bộ: Phát sinh đối với một công ty có nhiều chi nhánh, nhiều công ty con khác nhau. Việc chuyển hàng hoá cho nhau phải thông qua việc xuất hoá đơn và tính doanh thu nội bộ. Đầu ra của chi nhánh này (Bán hàng) phải là đầu vào của chi nhánh khác (Mua hàng) nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác của số lượng các mặt hàng và sự cân bằng của thuế đầu vào, đầu ra.

* Bán hàng nội bộ giao thẳng: Đây cũng là hình thức bán hàng nội bộ giữa hai công ty con. Tuy nhiên sự khác biệt nằm ở chỗ công ty thứ nhất bán hàng và công ty thứ hai giao hàng trực tiếp cho khách. Đây là một hình thức bán hàng kết hợp giữa 2 hình thức vừa nêu trên.

* Bán dịch vụ: Bán những mặt hàng dịch vụ, không có xuất kho.

6. Quản lý dữ liệu tập trung:

Ngày nay các công ty hầu như có chi nhánh, mạng lưới phân phối rộng khắp. Việc quản lý số liệu tập trung có thể giúp lãnh đạo biết rõ tình hình kinh doanh từng nơi, và điều quan trọng hơn có thể dễ dàng đưa ra các chính sách khuyến mại, giá bán mang tính đồng nhất và có kiểm soát trên toàn quốc, thậm chí là quyết định điều chuyển hàng qua lại giữa các nơi để tối ưu hoá tồn kho và kinh doanh. Đối với những mặt hàng có sự thay đổi giá hàng giờ liền như: Bánh trung thu, Điện thoại di động…thì thông tin bán hàng gần như là yếu tố sống còn của DN để ra quyết định.

7. Ứng dụng online

Cuối cùng, làm sao có thể ứng dụng được những tính năng trên của phân hệ này là vấn đề của DN. ERP cho phép sử online trên hệ thống, nhờ vậy dữ liệu sẽ được cập nhật tức thời và tập trung trên một hệ thống duy nhất giúp việc khai thác thông tin trở nên tối ưu nhất.