HƯỚNG DẪN CÁCH LẬP HBL

HƯỚNG DẪN CÁCH LẬP HBL

*. Vận đơn HBL

-HBL #: Số HBL

* Thể hiện số HBL theo cách cho số Bill hàng xuất của Cty (Thí dụ: SEAHCMSIN0905001)

-Shipper/ Consignee/ Notify: Người gửi hàng/ Người nhận hàng/ Bên nhận Thông báo

* Thể hiện thông tin của các bên do khách hàng cung cấp:

Tên Cty:

Địa chỉ:

Tel/Fax:

* Người gửi hàng có thể là Cty gia công hoặc XK hàng ở Việt Nam (hàng gia công hoặc hàng kinh doanh XK); hoặc là 1 Cty ở nước ngoài (người đặt gia công hoặc người mua trung gian); hoặc là Forwarder đã Co-load hàng với Cty phát hành HBL.

* Người nhận hàng có thể là Cty NK hàng ở Cảng dỡ hàng; hoặc Đại lý của Forwarder đã Co-load hàng; hoặc “Theo lệnh” (To order…) của Người gửi hàng hoặc Ngân hàng mở.

* Bên nhận Thông báo có thể là Cty NK hàng ở Cảng dỡ hàng; hoặc Đại lý của Forwarder đã Co-load hàng; hoặc là 1 Cty ở nước ngoài (người đặt gia công hoặc người mua trung gian); hoặc Đại lý khai thuê HQ, xe kéo cont cho Cty NK; hoặc để trống.

-Place of Receipt: Nơi nhận hàng (chỉ dùng cho Vận tải liên hợp)

* Nếu điều kiện vận tải là Door/Port (từ Kho của Người gửi hàng đến Cảng dỡ hàng, ứng với điều kiện giao hàng EXW hoặc FCA) và Nơi nhận hàng khác với Cảng xếp hàng, thì thể hiện Nơi nhận hàng thực tế (là nơi nhận hàng và làm thủ tục hải quan) vào ô này; hoặc để trống.

Thí dụ: Nhận hàng và làm thủ tục Hải quan tại TP.Nha Trang, sau đó di lý từ Nha Trang về bãi xuất của Cảng Cát Lái chờ xuất tàu, cách thể hiện như sau:

-Place of Receipt: Nha Trang city

-Port of Loading: Cat Lai port

-Port of Loading: Cảng xếp hàng

* Thể hiện tên cảng xếp container/ hàng hóa lên tàu.

Thí dụ: Cat Lai port, Khanh Hoi port, Tan Thuan port… (hay Hochiminh port)

* Nếu L/C qui định ghi cụ thể tên cảng xuất, thì thể hiện tên cảng xuất đó

Thí dụ: ICD Phuoc Long, Tan Cang port…

-Port of Discharge: Cảng dỡ hàng

*Thể hiện tên cảng dỡ container/ hàng hóa từ tàu xuống.

Thí dụ: Los Angeles port.

-Place of Delivery: Nơi giao hàng (chỉ dùng cho Vận tải liên hợp)

* Nếu điều kiện vận tải là Port/Door (từ Cảng dỡ hàng đến Kho của Người nhận hàng, ứng với điều kiện giao hàng DDU/DDP hoặc CPT) và Nơi giao hàng khác với Cảng dỡ hàng, thì thể hiện Nơi giao hàng thực tế (là nơi làm thủ tục hải quan và giao hàng) vào ô này; hoặc để trống.

Thí dụ: Hãng tàu/ Đại lý giao hàng tại Mỹ sẽ di lý container/ hàng hóa từ cảng Los Angeles đến Houston,Texas để làm thủ tục hải quan và giao hàng, cách thể hiện như sau:

Port of Discharge: Los Angeles port

Place of Delivery: Houston, Texas

-Freight payable at: Cước phải trả tại

* Chỉ thể hiện vào ô này khi cước trả trước (Prepaid) tại nước thứ 3 hoặc cước trả sau (Collect) bởi Người nhận hàng tại nơi hàng đến. Nếu cước trả trước để trống ô này.

* Nếu cước trả tại nước thứ 3, phải ghi tên Cty thanh toán cước và thông báo cho Đại lý ở nước thứ 3 chi tiết Cty thanh toán cước và tổng số cước (cộng với phí thu hộ cước và phí chuyển tiền qua Ngân hàng) để tiến hành thu tiền trước khi hàng đến Cảng dỡ hàng (ETA) và xác nhận đã thu đủ tiền cho Đại lý ở Cảng dỡ hàng để thực hiện việc giao hàng.

Thí dụ: Freight to be paid in Hongkong by ABC company.

* Nếu cước trả sau tại nơi hàng đến, thể hiện tên thành phố mà Người nhận hàng sẽ thanh toán cước hoặc tại Cảng dỡ hàng.

Thí dụ: Nếu Port of Discharge: Rotterdam, khi đó thể hiện Freight payable at “Rotterdam”.

-Number of original Bills of Lading: Số bản gốc của Vận đơn đường biển

* Nếu Người gửi hàng muốn nhận HBL bản gốc, thể hiện “3/3” (trong đa số các trường hợp).

* Nếu Người gửi hàng muốn nhận HBL hàng giao ngay khác như: Vận đơn gốc giao lại (Surrendered HBL), hoặc Vận đơn giao ngay (Express HBL), hoặc Vận đơn-Điện giao hàng (Telex Release-HBL), thì ngoài ghi chú hình thức vận đơn trên thân HBL, cần thể hiện “0/0”.

* Nguyên tắc là 1 lô hàng chỉ phát hành 1 HBL (hoặc 1 bộ HBL gốc (3/3) hoặc 1 trong các hình thức HBL hàng giao ngay nói trên.

* Đổi tình trạng từ HBL gốc qua HBL hàng giao ngay: thu hồi lại bộ HBL gốc đã phát hành, phát hành HBL hàng giao ngay cho khách hàng.

* Đổi tình trạng từ HBL hàng giao ngay qua HBL gốc: phải có xác nhận của Đại lý giao hàng là hàng chưa giao, thông báo cho Đại lý giao hàng biết sẽ thay đổi tình trạng HBL và phát hành bộ HBL gốc cho khách hàng.

-Marks and nos.: Số và ký mã hiệu

+Type of movement: Phương thức giao nhận hàng

* FCL/FCL; CY/CY: Nhận nguyên cont tại bãi xuất và giao nguyên cont tại bãi nhập.

* LCL/LCL; CFS/CFS: Nhận hàng lẻ tại kho CFS xuất và giao hàng lẻ tại kho CFS nhập.

* LCL/FCL; CFS/CY: (Gom hàng) Nhận các lô hàng lẻ LCL đóng vào kho CFS và sau đó gom thành 1 cont nguyên để xuất.

* FCL/LCL; CY/CFS: (Chia lẻ) Nhận nguyên cont tại bãi xuất và chia cont nguyên thành các lô hàng lẻ tại CFS nhập.

* FCL/FCL; CY/CY: (Tách HBL) Nếu Người gửi hàng muốn tách 1 lô hàng nguyên cont thành nhiều bộ HBL cho phù hợp với Hợp đồng hoặc L/C, phải thể hiện nó được tách ra làm mấy phần, mỗi phần là 1 bộ HBL.

Thí dụ: Nhận 1x40’GP, Người gửi hàng muốn tách cont 40’ này thành 3 phần, ứng với 3 bộ HBL, khi đó sẽ thể hiện như sau:

FCL/FCL; CY/CY.

First part of 3 parts of 1x40’GP container STC, Second part of 3 parts of 1x40’GP container STC, Third part of 3 parts of 1x40’GP container STC.

* STC: Said to contain (Được nói có chứa là). Thuật ngữ này để loại trừ trách nhiệm của Người vận tải đối với số lượng, chủng loại, tính chất của hàng hóa đóng trong cont (FCL) hoặc đóng trong kiện (LCL).

+Container no/ Seal no.: Số cont/ số seal

Thể hiện số cont/ số seal thực tế đã sử dụng.

* Nếu có 2 cont trở lên, thể hiện số cont/ số seal của từng cont, số kiện/ tên hàng hóa/ trọng lượng cả bì & thể tích ứng với từng cont theo hàng ngang, sau đó cộng chân tổng số kiện/ tổng trọng lượng cả bì & tổng thể tích cho tất cả các cont.

* Nếu phần thân HBL không đủ chỗ để liệt kê hết số lượng cont của 1 lô hàng, cần làm Phụ lục vận đơn (Attached List (hoặc Attached Rider) to HBL no…). Cách thể hiện chi tiết hàng trên Phụ lục giống như cách thể hiện chi tiết đối với 2 cont trở lên ở thân HBL đã nói ở trên. Bản gốc của Phụ lục cần đóng dấu “Original”, dấu Cty và ký tên, đóng dấu giáp lai giữa thân HBL và Phụ lục.

* Số Cont gồm: 4 chữ cái (mã code của Chủ khai thác cont) và 7 chữ số. Thí dụ: SLIU 1234567.

+Shipping marks: Ký mã hiệu vận tải

* Hàng lẻ bắt buộc phải đánh ký mã hiệu bên ngoài bao bì vận tải.

* Hàng nguyên cont cũng có thể thể hiện ký mã hiệu của hàng hóa hoặc bỏ trống hoặc thể hiện “N/M” (No marks: không có ký mã hiệu)

-Number of Package (Quantity): Số kiện

Thể hiện tổng số kiện hàng của bao bì vận tải ngoài cùng, nhìn thấy được, đóng vào cont hoặc gửi hàng lẻ.

Thí dụ: 15 thùng carton được đóng trong 3 kiện gỗ thưa, thể hiện như sau: 3 W/CRT hoặc 3 PKGS.

* Nếu có nhiều loại bao bì khác nhau (thí dụ: 5 Pallets và 7 Drums) thì thể hiện số lượng kiện ứng với các loại bao bì (5 Pallets và 7 Drums) hoặc tổng số kiện (12 Packages)

* Bao bì hoặc vật liệu chèn lót bằng gỗ tự nhiên (không bao gồm gỗ đã xử lý hóa chất, ván ép…) bắt buộc phải xử lý hun trùng nếu hàng xuất đi Mỹ, Canada, EU, Úc và 1 số nước Á, Phi khác…

-Description of Goods: Mô tả hàng hóa

* Nếu Người gửi hàng tự đóng hàng vào cont và bấm seal thì thể hiện:

“Shipper’s Load, Count & Seal”

* Nếu là hàng nguyên cont, thí dụ có 2x40’GP, thể hiện: “2x40’GP container STC”

* Nếu là hàng lẻ, thể hiện “Part of container STC” hoặc “Part of 1x20’GP/ 1x40’GP container STC”

* Mô tả hàng hóa: Thể hiện tên hàng hóa/ sản phẩm.

* Nếu có 2 loại hàng hóa trở lên, hàng consol, liệt kê cụ thể tên của từng loại hàng, phân cách nhau bằng dấu phẩy “,” hoặc dấu chấm phẩy “;”

* Nếu là hàng cont lạnh, thì phải thể hiện nhiệt độ cài đặt cho cont.

Thí dụ: “Container temperature to be set at Minus 18 Degrees Celsius”

* Nếu là hàng nguy hiểm đóng cont nguyên, ngoài tên thương mại theo Hợp đồng, còn phải thể hiện các chi tiết khác như Proper Shipping Name (PSN), IMO Class, UN No., Packing Group No., Subsidiary Risk…

* Nếu L/C yêu cầu thể hiện đặc điểm, tính chất hàng hóa hoặc các thông tin khác, phải thể hiện nội dung giống như L/C đã qui định.

* Các ghi chú khác của Người vận tải cũng sẽ được thể hiện ở phần Mô tả hàng hóa này (những dòng dưới cùng) như: “Local charges at Destination will be for Receiver’s account” hoặc “14 days free Liner detention at Destination” hoặc "Charges for dismantling of hanging equipment at Destination to be for account of consignee”…

-Gross Weight: Trọng lượng cả bì

* Thể hiện tổng trọng lượng cả bì của hàng hóa bằng đơn vị KGS (kilograms) hoặc LBS (pounds) lấy 2 số thập phân, không dùng đơn vị MTS (Metric Tonnes). Thí dụ: 15,000.00 KGS.

* Cũng có thể thể hiện thêm trọng lượng tịnh của hàng hóa (Net Weight) phù hợp với Hợp đồng hoặc L/C đã qui định.

* Giới hạn Tổng trọng lượng cả bì của hàng hóa đóng trong cont khi vận tải đường bộ tùy theo qui định của từng nước.

Thí dụ: Hàn quốc là 20 tấn đối với 20’/40’GP/40’HC;

Mỹ là 17,250 tấn/20’GP hoặc 19,959 tấn/ 40’GP/40’HC.

* Nếu Người nhận hàng rút ruột trong khu vực cảng tại Cảng dỡ hàng, thì Tổng trọng lượng cả bì của hàng hóa được giới hạn theo mức tải trọng tối đa (Max Payload) qui định đối với từng loại cont.

Thí dụ: Tải trọng tối đa: 28,110 tấn/20’GP; 26,010 tấn/40’GP; 27,800 tấn/40’HC.

-Measurement: Thể tích

* Thể hiện tổng thể tích của hàng hóa bằng đơn vị CBM (Cubic Meter) hoặc CFT (Cubic Feet) lấy 3 số thập phân. Thí dụ: 28.000 CBM.

-“Shipped on Board” (SOB) notation: Ghi chú SOB (“Hàng đã xếp lên tàu”)

* Ghi chú SOB thể hiện như sau:

Shipped/ Loaded on Board

Feeder Vessel name & voyage

Port of Loading

Sailing Date

Thí dụ: Shipped On Board

Eagle Excellence V.618

Hochiminh port

May 25^th, 2012

Chỉ ghi “Clean on board” nếu KH/Bank yêu cầu.

* Không bắt buộc phải thể hiện thuật ngữ điều kiện Vận đơn sạch “Clean On Board” ở Ghi chú SOB cho dù L/C có yêu cầu đối với chứng từ vận tải là “Clean on Board Bill of Lading” (Điều 27, UCP 600), miễn là không có điều khoản hoặc ghi chú nào về tình trạng khuyết tật của hàng hóa hoặc bao bì.

-Freight and charges: Cước và phụ phí

* Nếu tất cả cước và phụ phí khác đều trả trước hoặc trả sau, thì thể hiện “As Arranged” or “As Agreed” (“Như thỏa thuận”)

* Liệt kê Cước và các khoản phụ phí khác ứng với điều kiện thanh toán:

Thí dụ: -Ocean Freight: Prepaid

-THC at Origin: Collect

-AMS: Prepaid

-DDC: Collect

* Một số nước Nam Mỹ (Argentina, Brazil…), yêu cầu phải thể hiện số tiền cước và phụ phí trên mặt HBL cho dù là cước trả trước hay trả sau.

* Nếu cước trả trước, phải thu đủ cước rồi mới giao HBL cho khách hàng. Nếu cho khách hàng trả chậm trước ETA hoặc nợ cước, yêu cầu khách hàng phải cung cấp Giấy cam kết thanh toán (Payment Guarantee Letter) và được ký duyệt chấp thuận của Trưởng Phòng/ BGĐ Cty phát hành HBL.

* Các lô hàng cước phải trả trước bao gồm: hàng đi đến các vùng xa xôi, hẻo lánh, hải đảo, vùng có chiến sự hoặc các nước Châu Phi; các hàng đóng cont lạnh, hàng nguy hiểm (DG), hàng mau hỏng (Perishable), hàng cá nhân (Personal effects), hàng di chuyển nhà (House removal), hàng mẫu (Sample), quà tặng (Gift), hàng quảng cáo (Sales promotion), hàng hội chợ triển lãm (Fair & Exhibition), hàng giá trị thấp hơn tiền cước (Low value)…

-For delivery of goods please apply to: Đại lý giao hàng

* Thể hiện đầy đủ thông tin của Đại lý giao hàng tại Cảng dỡ hàng/ Nơi giao hàng:

Tên Cty:

Địa chỉ:

Tel/Fax:

Người liên hệ:

-Shipper’s declared value of…: Giá trị hàng hóa theo khai báo của Người gửi hàng

* Nếu Người gửi hàng không khai báo giá trị hàng hóa, để trống phần này.

* Nếu Người gửi hàng khai báo giá trị hàng hóa vượt quá USD 500/ kiện, phải thông báo ngay cho Hãng tàu để tính cước theo giá trị hàng (AVR), mức cước này thường cao hơn cước hàng hóa thông thường (FAK) khi không khai báo giá trị do mức phí bảo hiểm trách nhiệm tăng lên.

-Place and date of issue: Nơi và ngày phát hành HBL

* Thể hiện tên Thành phố và ngày phát hành HBL. Lưu ý: Đối với loại Shipped HBL, ngày phát hành phải trùng với ngày tàu chạy.

nào về tình trạng khuyết tật của hàng hóa hoặc bao bì.

-Freight and charges: Cước và phụ phí

* Nếu tất cả cước và phụ phí khác đều trả trước hoặc trả sau, thì thể hiện “As Arranged” or “As Agreed” (“Như thỏa thuận”)

* Liệt kê Cước và các khoản phụ phí khác ứng với điều kiện thanh toán:

Thí dụ: -Ocean Freight: Prepaid

-THC at Origin: Collect

-AMS: Prepaid

-DDC: Collect

* Một số nước Nam Mỹ (Argentina, Brazil…), yêu cầu phải thể hiện số tiền cước và phụ phí trên mặt HBL cho dù là cước trả trước hay trả sau.

* Nếu cước trả trước, phải thu đủ cước rồi mới giao HBL cho khách hàng. Nếu cho khách hàng trả chậm trước ETA hoặc nợ cước, yêu cầu khách hàng phải cung cấp Giấy cam kết thanh toán (Payment Guarantee Letter) và được ký duyệt chấp thuận của Trưởng Phòng/ BGĐ Cty phát hành HBL.

* Các lô hàng cước phải trả trước bao gồm: hàng đi đến các vùng xa xôi, hẻo lánh, hải đảo, vùng có chiến sự hoặc các nước Châu Phi; các hàng đóng cont lạnh, hàng nguy hiểm (DG), hàng mau hỏng (Perishable), hàng cá nhân (Personal effects), hàng di chuyển nhà (House removal), hàng mẫu (Sample), quà tặng (Gift), hàng quảng cáo (Sales promotion), hàng hội chợ triển lãm (Fair & Exhibition), hàng giá trị thấp hơn tiền cước (Low value)…

-For delivery of goods please apply to: Đại lý giao hàng

* Thể hiện đầy đủ thông tin của Đại lý giao hàng tại Cảng dỡ hàng/ Nơi giao hàng:

Tên Cty:

Địa chỉ:

Tel/Fax:

Người liên hệ:

-Shipper’s declared value of…: Giá trị hàng hóa theo khai báo của Người gửi hàng

* Nếu Người gửi hàng không khai báo giá trị hàng hóa, để trống phần này.

* Nếu Người gửi hàng khai báo giá trị hàng hóa vượt quá USD 500/ kiện, phải thông báo ngay cho Hãng tàu để tính cước theo giá trị hàng (AVR), mức cước này thường cao hơn cước hàng hóa thông thường (FAK) khi không khai báo giá trị do mức phí bảo hiểm trách nhiệm tăng lên.

-Place and date of issue: Nơi và ngày phát hành HBL

* Thể hiện tên Thành phố và ngày phát hành HBL. Lưu ý: Đối với loại Shipped HBL, ngày phát hành phải trùng với ngày tàu chạy.

Thí dụ: Hochiminh city, May 25^th,2012.

* Nơi phát hành HBL có thể tại Cảng xếp hàng, Cảng dỡ hàng hoặc 1 địa điểm trong nước hoặc nước thứ 3 khác theo yêu cầu của khách hàng.

* Chỉ phát hành HBL cho khách hàng khi đã hàng xuất đã thông quan, cont đã hạ bãi chờ xuất tàu (FCL) hoặc đã đóng vào kho CFS (LCL).

* Ký lùi HBL (Back dating) được coi là hành động gian lận (maritime fraud). Không được ký lùi HBL nếu là hàng đi trực tiếp (cảng/cảng). Trường hợp hàng có chuyển tải, tùy theo mối quan hệ với khách hàng (khách hàng lớn, thường xuyên, tiềm năng…) và tùy theo lịch tàu cụ thể, có thể chấp nhận ký lùi HBL 1 cách hạn chế với điều kiện là phải có Giấy cam kết (Indemnity Letter) của Người gửi hàng hoặc được Người nhận hàng chấp nhận việc ký lùi.

* Trường hợp mua bán tay 3 (Tri-Angle), chỉ thực hiện việc hoán đổi HBL (Switching HBL) ở nước thứ 3 khi lô hàng được phát hành HBL gốc. Không được hoán đổi HBL đối với các trường hợp HBL hàng giao ngay vì khi đó cả 2 Người nhận hàng trên 2 HBL hàng giao ngay này đều có quyền yêu cầu nhận cùng 1 lô hàng. Chỉ thay đổi thông tin trên 3 ô “Người gửi hàng/ Người nhận hàng/ Bên nhận Thông báo” hoặc điều kiện thanh toán cước (từ Collect thành Prepaid hoặc ngược lại…), các chi tiết khác trên HBL phải giữ nguyên.

* Trường hợp khách hàng làm mất bộ HBL gốc, sẽ phát hành lại 1 bộ HBL gốc khác với các điều kiện sau: Đại lý giao hàng xác nhận hàng chưa giao cho Người nhận hàng; Tờ cớ mất giấy tờ có xác nhận của Công an (Police Report); Giấy cam kết (Letter Of Indemnity) của Người gửi hàng và bắt buộc phải có thêm phần xác nhận bảo lãnh của Ngân hàng; Giấy Bảo lãnh Ngân hàng (Bank Guarantee) trong trường hợp HBL phát hành “Theo lệnh” (“To order”). Trên thân HBL gốc phát hành lại có ghi chú “Bộ HBL gốc thứ hai được phát hành vào ngày… Bộ HBL gốc thứ nhất đã mất.”

-Signed for… As Carrier: HBL được phát hành bởi… Người vận tải

* Thể hiện Tên đầy đủ và chữ ký của Người vận tải hoặc Đại lý được ủy quyền phát hành.

Thí dụ: Signed for ABC Shipping Co.,Ltd.

(Chữ ký)

As Carrier