Triển khai và Ứng dụng ERP cần có một qui trình!

Giai đoạn 1: Ý tưởng.

Ý tưởng là yếu tố căn bản đầu tiên để nhà quản trị doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định đúng đắn. Thiếu ý tưởng, các bước đi tiếp theo vẫn có thể thực hiện được, nhưng kết quả mang lại sẽ không cao, hoặc có thể chẳng đi đến đâu.

Điều này ví như một vị tướng, có thể xây dựng chiến lược, chiến thuật cho một đội quân và cùng ba quân xung trận nhưng những chiến lược, chiến thuật ở đây đều được xây dựng và thực hiện một cách máy móc, khuôn phép, không có bản sắc của một tư duy sáng tạo. Ý tưởng có thể xuất hiện trong một chuyến du lịch, có thể nằm sau làn khói nhẹ nhàng của một chén trà,…Càng tỉnh táo, càng lặng mình, ý tưởng càng dồi dào, càng sáng suốt! Ý tưởng đối với việc triển khai và ứng dụng ERP cũng thế, rất đa dạng, liên quan đến nhiều lĩnh vực, nhiều sự lựa chọn,… Ở đây, ý tưởng có thể là một sự bắt đầu hoặc đã từng có, nhưng chưa được thực hiện và dĩ nhiên nó xoay quanh vấn đề: Doanh nghiệp và ERP.

Làm sao để nắm được đầy đủ thông tin của các khách hàng? Chỉ cần nhấn “Enter” là biết ngay được doanh thu bán hàng trong ngày! Đánh giá khả năng làm việc của nhân viên theo những tiêu chí nào thì hợp lý?,… Đó là những câu hỏi, những suy nghĩ có thể phục vụ cho quá trình nảy sinh và hoạt động của ý tưởng. Đôi khi chỉ cần quan sát việc sử dụng máy tính của nhân viên, nhưng tờ báo cáo hàng tháng mà ý tưởng sử dụng một phần mềm quản lý, sắm sửa trang thiết bị tin học nào đó,…sẽ xuất hiện trong đầu nhà quản lý. Ý tưởng thường đến từ những vấn đề đơn giản mặc dù quá trình hoàn thiện ý tưởng thường khó khăn và phức tạp hơn.

Giai đoạn 2: Hoàn thiện ý tưởng: Xây dựng chiến lược, lập mục tiêu, vạch định hướng.

Cần phải hoàn thiện ý tưởng, bởi không hoàn thiện, ý tưởng chỉ là những làn gió nhẹ thoảng qua và không để lại một dấu ấn gì cả. Ý tưởng thường bùng lên như ngọn lửa, lửa thì không bao giờ cháy được ở trong chân không! Cần phải có môi trường, cần phải có những điều kiện để cho ý tưởng bùng cháy và trở thành những điều có ích trong thực tế. Xây dựng chiến lược, lập mục tiêu, vạch định hướng là công việc cần thiết để làm cho ý tưởng có điều kiện bay cao, bay xa.

Xây dựng chiến lược để làm nền tảng cho những đường đi nước bước trong suốt quá trình. Các chiến lược được đề xuất, lựa chọn cần phải dựa trên sự phân tích đầy đủ, chính xác các nguồn lực của doanh nghiệp: con người, qui trình sản xuất kinh doanh, thực trạng ứng dụng tin học,…

Lập mục tiêu để biết được cái đích mà mình cần đạt được.

Định hướng để có được một con đường đi đúng đắn, khi đã có chiến lược và mục tiêu, định hướng sẽ giúp cho ý tưởng có điều kiện để hoàn thiện trong thực tế.

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp có thể tạo lập các tài liệu, bảng biểu, sơ đồ,… để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch dự án, dự kiến nguồn lực tham gia, ước lượng tiến độ thực hiện, dự trù ngân sách tài chính,…Những công việc này sẽ giúp cho doanh nghiệp thấy được hiện trạng của mình: điểm mạnh, điểm yếu, khả năng thực hiện, để từ đó có thể đưa ra những quyết định hợp lý cho quá trình thực hiện tiếp theo.

Giai đoạn 3: Thực hiện: Tìm hiểu, tiếp cận, đánh giá và lựa chọn giải pháp.

Ý tưởng sau khi đã được hoàn thiện, vẫn chỉ là những ghi chép, lưu trữ trên một hệ thống giấy tờ hoặc các sơ đồ thiết kế, bảng kế hoạch, mô tả dự án trên màn hình máy tính. Đã đến lúc doanh nghiệp cần phải mạnh mẽ, quyết liệt để thực tế hóa ý tưởng ban đầu của mình. Một số công việc, doanh nghiệp cần phải thực hiển ở giai đoạn này:

Tìm nhà tư vấn giải pháp.

+ Tiếp cận các phần mềm mà nhà tư vấn giới thiệu hoặc tự mình tìm hiểu được.
+ Đánh giá, so sánh và lựa chọn phần mềm: đây là những công việc hết sức quan trọng, liên quan đến rất nhiều yêu cầu: chi phí, chất lượng, khả năng thích ứng,…
+ Thương lượng với các nhà cung cấp giải pháp.
+ Quyết định sẽ sử dụng phần mềm nào thích hợp với doanh nghiệp mình nhất.

Giai đoạn 4: Triển khai, thử nghiệm.

Sau khi đã quyết định lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp sẽ bước vào giai đoạn triển khai và chạy thử nghiệm chương trình. Đây là giai đoạn khó khăn nhất đối với bản thân doanh nghiệp, sự thành công hay thất bại phụ thuộc rất nhiều vào kết quả của giai đoạn này. Nếu triển khai, thử nghiệm một cách nửa vời, không đi đến đâu sẽ vừa tốn chi phí, vừa mất thời gian mà chẳng mang lại một kết quả nào ngoài một số “kinh nghiệm” được tích lũy thêm. Ở giai đoạn này, những vấn đề thực tế trong hoạt động của doanh nghiệp sẽ được đối chiếu vào các chức năng của phần mềm: tính hợp lý, khả năng phù hợp,…sẽ giúp nhà quản lý thấy được những yêu cầu mà phần mềm chưa đáp ứng được. Đây cũng là khoảng thời gian, nguồn nhân lực trong doanh nghiệp được tiếp cận với những yêu cầu quản lý mới, qui củ hơn. Một số điểm cần lưu ý trong quá trình triển khai và thử nghiệm:

* Chọn phương án triển khai phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp.
* Thiết lập, đồng bộ, chỉnh sửa hoặc đổi mới hệ thống máy tính, mạng và các thiết bị phần cứng nếu có yêu cầu.
* Kiểm tra tất cả các tính năng có trong giải pháp.
* So sánh, đối chiếu chức năng hoạt động của phần mềm và các nghiệp vụ sản xuất-kinh doanh thực tế.
* Ghi nhận các lỗi và yêu cầu nhà cung cấp giải pháp giải đáp những điểm còn vướng mắc

Một điều đặc biệt chú ý: giai đoạn triển khai và thử nghiệm giải pháp là giai đoạn rất quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của quá trình ứng dụng ERP. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp đã đi đến bước này và không thể tiến hơn được nữa, đành phải tạm dừng và chấp nhận những thiệt hại về thời gian, chi phí đã phải bỏ ra.

Giai đoạn 5: Vận hành và ứng dụng thực tế.

Nếu những bước triển khai ban đầu và thử nghiệm thành công, doanh nghiệp sẽ vui mừng đưa phần mềm vào vận hành và quản lý các hoạt động sản xuất - kinh doanh một cách thực tế. Đây là giai đoạn, doanh nghiệp có thể thấy được những kết quả tốt hơn trong quá trình hoạt động của mình. Doanh nghiệp sẽ vừa hoạt động vừa bắt đầu hướng tới những giải pháp hỗ trợ để tăng thêm tính hiệu quả mà hệ thống quản lý đang mang lại. Đây là giai đoạn mà nhiều người cho rằng đã thành công ít nhiều…

Giai đoạn 6: Nâng cấp, phát triển, tái đầu tư.

Theo thời gian, sự vật, hiện tượng có thể thay đổi. Yêu cầu quản lý, các nghiệp vụ chức năng cũng không nằm ngoài yếu tố khách quan này. Điều quan trong là doanh nghiệp cần phải nhìn thấy được và đưa ra những quyết định hợp lý. Một hệ thống phần mềm hoạt động lâu ngày cần được nâng cấp, cải tiến những chức năng đã có; mở rộng thêm những chức năng mới. Lúc này, doanh nghiệp không nên tự mãn với những thành công ít nhiều ở giai đoạn 5 mà cần có thêm đường hướng để tái đầu tư và phát triển hệ thống quản lý đang vận hành của mình.

Giai đoạn 7: Là giai đoạn…

Đây là giai đoạn nằm ngoài 6 giai đoạn ở trên, nó gồm tất cả các bước đi mà dường như không có bước đi nào cả. Gọi là qui trình mà chẳng phải qui trình, lặng im mà thực hiện, mềm như mây trôi, nhẹ như lá bay, tiêu dao như gió thoảng…Triển khai và ứng dụng ERP là vậy chăng?!