ERP giai đoạn phát triển

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning – hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) hiện là đề tài nóng bỏng trên bàn họp của các doanh nghiệp chủ hàng Việt Nam mà đa số là chuyên gia công sản phẩm theo đơn đặt hàng, lệ thuộc phần lớn doanh thu và lợi nhuận vào các công ty trading đa quốc gia. Trong thời đại mở cửa và hội nhập hiện nay, đối thủ của họ không chỉ là các công ty tương tự trong nước mà còn ở các nước lân cận trong khu vực, đặc biệt là Trung Quốc. Cuộc cạnh tranh giành thị phần đang đến hồi khốc liệt .

Trong bối cảnh đó, Công Nghệ Thông Tin (CNTT) nói chung và hệ thống ERP nói riêng thường được ví von như đôi hia vạn dặm có thể giúp xây dựng lợi thế cạnh tranh cần thiết để tạo nên sự khác biệt. Tuy nhiên, nếu không biết sử dụng đúng thì ERP cũng có thể là con dao hai lưỡi tác động tiêu cực trên quy mô toàn doanh nghiệp, và khoản đầu tư không nhỏ này không những không sinh lợi mà còn khó thể thu hồi. Theo các chuyên gia tư vấn ERP lộ trình ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp bao gồm 5 giai đoạn:

- Giai đoạn Thứ nhất: Đầu tư cơ sở hạ tầng. Doanh nghiệp trang bị máy tính, thiết lập mạng cục bộ LAN, mạng diện rộng WAN, kết nối Internet.

- Giai đoạn Thứ hai: Giai đoạn sơ khai. Doanh nghiệp triển khai các ứng dụng đơn giản như soạn thảo văn bản, bảng tính, hệ thống Email, lịch công tác. Các ứng dụng tuy đơn giản nhưng có tác động trực tiếp và sâu rộng đến từng thành viên trong doanh nghiệp, góp phần nâng cao năng lực và thói quen sử dụng máy tính của nhân viên.

- Giai đoạn Thứ ba: Tác nghiệp riêng lẻ. Doanh nghiệp tiến đến triển khai sử dụng các chương trình tài chính kế toán, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự-tiền lương... vào từng bộ phận. Các ứng dụng tuy đã tập trung vào mục đích tác nghiệp và thống kê nhưng vẫn mang tính rời rạc, dữ liệu phân tán.

- Giai đoạn Thứ tư: Triển khai chiến lược. Các giải pháp theo mô hình quản trị ERP, SCM (Supply Chain Management - Quản trị chuỗi cung ứng), CRM (Customer Relationship Management - Quản trị quan hệ khách hàng) được triển khai để giúp doanh nghiệp thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng lực cạnh tranh của mình. Đặc điểm nổi bật của giai đoạn này là hệ thống công nghệ thông tin tác động đến toàn thể doanh nghiệp. Việc điều hành doanh nghiệp được thực hiện trên hệ thống với số liệu trực tuyến (real-time) mọi lúc mọi nơi.

- Giai đoạn Thứ năm: Thương mại điện tử. Doanh nghiệp ứng dụng công nghệ Internet để hình thành quan hệ thương mại điện tử, kết nối doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác và các cơ quan chính phủ… với tiêu chí không đơn thuần là thiết lập Website, giới thiệu sản phẩm, nhận đơn đặt hàng, chăm sóc khách hàng... qua mạng mà là kế thừa phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ đã hình thành từ đầu.

Đã có không ít trường hợp dù là công ty liên doanh, có yếu tố nước ngoài, nhưng chỉ mới áp dụng 2-3 môdun ERP (kế toán, quản lý kho, quản lý đơn hàng…) mà mọi việc đã rối bời. Nhân viên thì than khổ vì năng suất giảm, lỗi xảy ra nhiều, vừa dùng hệ thống mới mà nhiều khi vẫn phải làm thủ công bằng tay. Giám đốc thì kêu trời khi kiểm toán, thuế vụ ghé thăm công ty mà số liệu không cái nào khớp với cái nào.

Về bản chất, triển khai hệ thống ERP là hệ thống hóa và tự động hóa quy trình làm việc. Do đó, việc đầu tiên một doanh nghiệp cần làm trước khi triển khai ERP là phải xem xét tái cơ cấu tổ chức, hướng tới mô hình quản lý doanh nghiệp theo quy trình. Quá trình này không chỉ một hai ngày có được mà có thể mất từ 3-5 năm hay nhiều hơn nữa, đòi hỏi nhà quản lý doanh nghiệp phải có tầm nhìn chiến lược, quyết tâm đổi mới doanh nghiệp và đầu tư dài hạn vào đội ngũ IT.

Đa phần các chủ hàng Việt Nam hiện đang ở giai đoạn Thứ ba: các ứng dụng tác nghiệp đang nằm rời rạc tại các phòng ban khác nhau. Điểm yếu của hệ thống là cơ sở dữ liệu phân tán, không đồng bộ dẫn đến một loạt các vấn đề về bảo mật, sao lưu, phục hồi… nhưng rõ nhất là khi các cơ sở dữ liệu không kết nối được với nhau sẽ xảy ra tình trạng dữ liệu bị trùng lắp hoặc không chính xác. Mặt khác, dữ liệu không mang tính trực tuyến nên khi nhà quản lý cần báo cáo thì phải đợi nhân viên hoàn tất việc nhập dữ liệu. Nếu báo cáo liên quan đến nhiều phòng ban thì vấn đề trở nên phức tạp hơn nhiều. Tuy nhiên, đây cũng là giai đoạn then chốt để tiến lên giai đoạn Thứ tư. Do vậy, doanh nghiệp cần tập trung tối ưu hóa quy trình hoạt động thông qua các chuẩn mực kinh doanh tốt nhất (ISO…). Mặt khác, cần tiến hành chuẩn hóa các cơ sở dữ liệu hiện hữu, chuẩn bị sẵn sàng để kết nối hoặc chuyển cơ sở dữ liệu sang hệ thống mới. Song song với đó, cần nghiên cứu các giải pháp ERP phù hợp nhất (nên cân nhắc thuê tư vấn).

Có thể khẳng định, triển khai hệ thống ERP là xu hướng tất yếu, cũng như quá trình phát triển của một xã hội, đến một giai đoạn nào đó thì doanh nghiệp bắt buộc phải thay đổi nếu không sẽ bị đào thải do không thích nghi nổi với thời đại. Tuy nhiên, thời điểm, mô hình, cách thức triển khai như thế nào cho phù hợp thì mỗi doanh nghiệp cần được tư vấn kỹ càng, chuẩn bị đầy đủ trước khi quyết định “vượt vũ môn”. Mặt khác, nếu ứng dụng thành công ERP, cũng như “cá chép hóa rồng”, doanh nghiệp sẽ thực sự lột xác, không chỉ nâng tầm doanh nghiệp mà còn cho tất cả thành viên của doanh nghiệp, sẵn sàng hội nhập vào “biển lớn”.

Tài liệu tham khảo:
Thuyết trình của Elizabeth Quat về vai trò của CNTT trong Quản trị chuỗi cung ứng
Nghiên cứu của Tekeste – Berhan Habtu về vai trò của CNTT trong các giải pháp về Logistics ở Ethiopia